Приказ о назначении ответственного за архив

Документы организации, потерявшие актуальность или закончившие срок оперативного делопроизводства, а равно требующие постоянного хранения, передаются в архив. Ответственное за архивное хранение документов лицо организации назначается приказом директора.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о назначении ответственного за архивОбразец приказа о назначении ответственного за архив

Кто должен отвечать за архив

В крупных организациях, имеющих отдельное подразделение — архив, ответственными лицами за хранение документов будут являться работники и руководитель архива. Эти обязанности закрепляются в их должностных инструкциях. Однако если организация не имеет архива в своей структуре, руководитель вправе самостоятельно определить ответственных за хранение документов лиц посредством издания приказа.

Так, ответственность за архивные документы организации может быть распределена следующим образом:

1. ответственными за архив бухгалтерских документов будут являться руководители бухгалтерских подразделений или отдельно назначенный работник бухгалтерии;
2. ответственность за кадровый архив будут нести работники отдела кадров;
3. ответственность за организационно-распорядительную документацию, переписку и другие документы — часть общего делопроизводства организации — будут нести руководитель и специалисты отделов документационного обеспечения и им подобных.

Ответственность этих лиц также может быть закреплена в должностных инструкциях. Отметим, что поскольку эти обязанности (подготовка документов к архивному хранению, формирование дел, составление описей) будут являться для специалистов и руководителей подразделений, не связанных с делопроизводством, дополнительными, потребуется:

• оформить приказ о возложении дополнительных обязанностей;
• подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• оплачивать эти обязанности отдельно.

На практике, однако, гораздо чаще встречается вариант с определением одного лица (например, руководителя подразделения документационного обеспечения) в качестве ответственного за весь архив. В этом случае никаких дополнительных соглашений не потребуется.

Отметим, что ответственность за сохранность документов перед контролирующими органами в любом случае будет нести руководитель организации.

Форма приказа об ответственном за архив

Установленной законом формы приказа о назначении ответственного за архив не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец документа, которые можно скачать и использовать в работе.

Поскольку в настоящее время использование фирменных бланков не является обязательным, оформлять приказ на нем также необязательно (если это не закреплено в инструкции по делопроизводству). Документ оформляется на обычном листе формата А4 с внесением в «шапку» сведений об организации: наименование, юридический адрес, ИНН/КПП.

Приказ состоит из следующих элементов:

1. Название документа (приказ).
2. Заголовок приказа (О назначении ответственного за архив).
3. Преамбула — цель издания приказа (например, «с целью обеспечения учета и сохранности архивных документов организации»).
4. Слово «приказываю».
5. Текст приказа. В нем должны быть указаны ФИО, должность работника, назначаемого ответственным, а также, при необходимости, документ, которым он должен руководствоваться при работе с архивом. Здесь же можно кратко перечислить обязанности, возлагаемые распорядительным документом на работника.
6. Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя — автора приказа.

Ответственное лицо обязательно следует ознакомить с приказом под подпись.

Хранение

Приказы о назначении ответственных лиц относятся к приказам по основной деятельности. Они хранятся постоянно в архиве организации.