Файлы в .DOC:Бланк приказа о назначении ответственного за делопроизводствоОбразец приказа о назначении ответственного за делопроизводство
Кто отвечает за делопроизводство
Само по себе существование в организации делопроизводственного подразделения (канцелярии, отдела документационного обеспечения управления, секретариата) не делает его сотрудников автоматически ответственными за делопроизводство.
Более того, ответственными за делопроизводство могут и не быть работники канцелярии, например:
- ответственными за бухгалтерские документы будут работники отдела бухучета;
- отвечать за оформление документов по личному составу будут работники отдела кадров;
- ответственными за оформление договоров будут сотрудники договорного отдела;
- ответственными за документы ограниченного доступа будут сотрудники соответствующего подразделения и так далее.
Ответственность этих лиц должна быть либо внесена в должностную инструкцию отдельным пунктом, либо закреплена приказом руководства.
Отметим, что ответственность за делопроизводство может быть поручена любому сотруднику организации при условии его согласия. В данном случае, поскольку делопроизводственные обязанности будут для сотрудника дополнительными, потребуется оформить приказ о совмещении должностей и дополнительное соглашение к трудовому договору. Исполнение этих обязанностей будет оплачиваться дополнительно.
Вне зависимости от количества ответственных за делопроизводство ответственность за документы организации перед лицом контролирующих органов в первую очередь будет нести руководитель.
Это отражено, например, в статье 7 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вместе с руководителем к ответственности могут быть привлечены и должностные лица, допустившие нарушение.
Так, например, при неверном оформлении трудовой книжки ответственный за кадровое делопроизводство сотрудник может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», статья 5.27 КоАП).
Составление приказа
Унифицированной формы приказа о назначении ответственного за делопроизводство не существует. Организация может использовать формы приказов, утвержденные на внутреннем уровне инструкцией по делопроизводству. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которые можно скачать и использовать в работе.
Приказ может быть оформлен как на фирменном бланке организации, так и на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать сведения об организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП. В самом документе должны иметься следующие структурные элементы:
- заголовок приказа;
- преамбула — то есть формальный повод к составлению приказа («с целью организации делопроизводства, обеспечения учета, хранения документов»);
- слово «приказываю»;
- текст приказа, в котором указываются ФИО, должность, место работы работника, назначаемого ответственным лицом;
- перечисление обязанностей, возлагаемых приказом;
- указание на ответственное лицо за ознакомление работника с приказом;
- должность, подпись руководителя, ее расшифровка.
Приказы о назначении ответственных относятся к приказам по основной деятельности предприятия и хранятся постоянно.