Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В целях организации делопроизводства и документооборота на предприятии должно быть назначено ответственное за делопроизводство лицо. Делается это посредством издания соответствующего приказа.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о назначении ответственного за делопроизводствоОбразец приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Кто отвечает за делопроизводство

Само по себе существование в организации делопроизводственного подразделения (канцелярии, отдела документационного обеспечения управления, секретариата) не делает его сотрудников автоматически ответственными за делопроизводство.

Более того, ответственными за делопроизводство могут и не быть работники канцелярии, например:

• ответственными за бухгалтерские документы будут работники отдела бухучета;
• отвечать за оформление документов по личному составу будут работники отдела кадров;
• ответственными за оформление договоров будут сотрудники договорного отдела;
• ответственными за документы ограниченного доступа будут сотрудники соответствующего подразделения и так далее.

Ответственность этих лиц должна быть либо внесена в должностную инструкцию отдельным пунктом, либо закреплена приказом руководства.

Отметим, что ответственность за делопроизводство может быть поручена любому сотруднику организации при условии его согласия. В данном случае, поскольку делопроизводственные обязанности будут для сотрудника дополнительными, потребуется оформить приказ о совмещении должностей и дополнительное соглашение к трудовому договору. Исполнение этих обязанностей будет оплачиваться дополнительно.

Вне зависимости от количества ответственных за делопроизводство ответственность за документы организации перед лицом контролирующих органов в первую очередь будет нести руководитель.

Это отражено, например, в статье 7 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вместе с руководителем к ответственности могут быть привлечены и должностные лица, допустившие нарушение.

Так, например, при неверном оформлении трудовой книжки ответственный за кадровое делопроизводство сотрудник может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», статья 5.27 КоАП).

Составление приказа

Унифицированной формы приказа о назначении ответственного за делопроизводство не существует. Организация может использовать формы приказов, утвержденные на внутреннем уровне инструкцией по делопроизводству. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которые можно скачать и использовать в работе.

Приказ может быть оформлен как на фирменном бланке организации, так и на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать сведения об организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП. В самом документе должны иметься следующие структурные элементы:

1. заголовок приказа;
2. преамбула — то есть формальный повод к составлению приказа («с целью организации делопроизводства, обеспечения учета, хранения документов»);
3. слово «приказываю»;
4. текст приказа, в котором указываются ФИО, должность, место работы работника, назначаемого ответственным лицом;
5. перечисление обязанностей, возлагаемых приказом;
6. указание на ответственное лицо за ознакомление работника с приказом;
7. должность, подпись руководителя, ее расшифровка.

Приказы о назначении ответственных относятся к приказам по основной деятельности предприятия и хранятся постоянно.