Приказ о порядке нумерации приказов

В целях организации оперативного исполнения распоряжений руководства и оптимизации документооборота распорядительная документация на предприятии подлежит регистрации. Приказ о порядке регистрации (нумерации) приказов издается руководителем для обеспечения единообразного учета данного вида документов.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о порядке нумерации приказовОбразец приказа о порядке нумерации приказов

Об учете документов

Некоторые категории образующихся в процессе деятельности организации документов имеют не только оперативную, то есть кратковременную ценность, но и могут представлять собой объекты экономического, социального, культурного значения.

Организации, комплектующие архивы (государственные и муниципальные), в обязательном порядке сдают свои документы на архивное хранение. Коммерческие организации обеспечивают хранение своих документов сами.

С целью обеспечения учета документов на предприятии разрабатывается номенклатура дел, которая содержит в себе сведения об абсолютно всех заведенных в организации делах:

1. приказах, распоряжениях и других распорядительных документах;
2. локальных нормативных актах;
3. деловой переписке, в том числе и внутренней;
4. бухгалтерских документах;
5. договорах;
6. кадровых документах;
7. документах по учету рабочего времени, и так далее.

Номенклатура содержит в себе информацию о месте хранения каждого дела и о сроке его хранения. О том, как ее составить, мы подробно рассказали тут.

Распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы — важнейшие документы предприятия, издаваемы непосредственно руководителем самой организации или высшим ее руководством. С помощью организационно-распорядительных документов обеспечивается административно-управленческая функция руководства, в том числе:

1. организация различного рода мероприятий;
2. утверждение локальных нормативных актов;
3. кадровые перемещения;
4. поощрения и дисциплинарные взыскания;
5. возложение ответственности;
6. создание совещательных органов (комиссий) и их роспуск и так далее.

Каждый распорядительный документ проходит после его подписания регистрацию — присвоение уникального регистрационного номера в общей базе делопроизводственных документов. Делается это как в журналах регистрации приказов, так и в электронных системах делопроизводства и документооборота.

Как организовать нумерацию документов

Делопроизводственные индексы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от структуры организации. Основные принципы разработки нумерации приказов следующие:

• приказы по основной и административной деятельности должны регистрироваться отдельно от приказов по личному составу;
• приказы разных авторов должны регистрироваться под отдельными индексами;
• индекс должен однозначно указывать на вид распорядительного документа (приказ, распоряжение);
• индекс должен содержать информацию о годе создания документа.

Примеры индексов: «П-12/23» — приказ №12, издан в 2023 году, «РА-25/23» — распоряжение директора по административной работе №25, издано в 2023 году, «16-д/23» — приказ по дисциплине №16, издан в 2023 году.

Делопроизводственные индексы разрабатываются на основе оргструктуры и номенклатурных номеров подразделений и утверждаются, как правило, единожды. В случае, если изменяется штатное расписание или организационная структура допустимо индексы изменять.

Составление приказа

Законом не установлена обязательная к применению форма приказа о порядке нумерации приказов. Данный документ оформляется по образцу распорядительных документов, применяемому в конкретной организации.

Как правило, одним приказом утверждаются регистрационные индексы для всех видов документов (за исключением документации по личному составу), но допустимо и издание отдельного приказа.

Индексы кадровых приказов утверждаются отдельно.

В приказ потребуется внести следующие данные:

1. заголовок («Об утверждении порядка нумерации приказов» или «Об утверждении делопроизводственных индексов»);
2. преамбулу, в которой нужно обозначить формальный повод для составления приказа («В целях приведения к единообразию регистрации документов в ООО «Волна»);
3. список индексов для каждого вида документации;
4. срок, с которого делопроизводственная служба обязана регистрировать документы под утвержденными номерами;
5. указание на ответственное за исполнение приказа лицо и на лицо, контролирующее исполнение приказа;
6. должность, расшифровку должности, подпись автора приказа — руководителя организации.

Копия приказа вкладывается в журнал регистрации приказов. Работники, осуществляющие регистрацию приказов, должны быть ознакомлены с ним под подпись. Приказ хранится в организации постоянно.