Приказ о смене фамилии сотрудника

В большинстве случаев смена фамилии происходит по результатам вступления в брак и замены добрачной фамилии на фамилию супруга (супруги). Небольшой процент составляют изменения анкетных данных граждан по результатам судебных решений о внесении исправлений в актовые записи о рождении.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о смене фамилии сотрудникаОбразец приказа о смене фамилии сотрудника

Смена анкетных данных, в том числе и фамилий, влечет за собой замену всех документов. Соответственно, изменения вносятся и в данные гражданина по месту его работы. О том, как и на основании чего издается приказ о смене фамилии работника, мы поговорим ниже.

Основания для вынесения приказа

Разумеется, кадровая служба не отслеживает изменения в анкетных данных работников предприятия. То есть для того, чтобы сведения об изменении фамилии были внесены в личные дела работников, должны существовать письменные заявления этих работников.

Поскольку трудовые отношения тесно связаны со многими другими видами правоотношений, включая налоговые, жилищные, пенсионные и т.д., своевременное внесение изменений в трудовые документы – прежде всего, в интересах работника.

Заявление подается в кадровую службу предприятия с приложением документов, подтверждающих факт смены фамилии. Поскольку заявление о внесении изменений в личное дело может быть подано только после получения паспорта с новой фамилией, то к заявлению потребуется приложить:

• копию нового паспорта с новой фамилией;
• две копии документа, на основании которого фамилия была изменена, например, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака либо судебное решение.

Непосредственно при подаче заявления потребуется предоставить и оригиналы этих документов. Работник кадровой службы ознакомится с ними и заверит правильность копий.

Издание приказа

Унифицированной формы приказа о смене фамилия сотрудника не существует, то есть оформляется приказ в произвольной форме с соблюдением основных принципов делопроизводства и рекомендаций Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов.

В соответствии с вышеуказанным стандартом, приказ о смене фамилии должен содержать в себе:

1. наименование предприятия (организации);
2. реквизиты приказа – номер, место и дата издания;
3. мотивировочную часть приказа, в которой следует указать основания его издания. В рассматриваемом случае следует указать, как, когда и на основании какого документа была изменена фамилия работника, и перечислить реквизиты подтверждающих документов;
4. распорядительную часть приказа, в которой должно содержаться собственно распоряжение о внесение изменений в личные данные работника, дату, с которой кадровые и бухгалтерские документы предприятия должны содержать новые данные сотрудника;
5. наименование подразделения или ФИО должностного лица, на которого возлагается обязанность исполнить приказ;
6. подпись руководителя.

В какие документы вносятся изменения

Во исполнение приказа кадровая служба предприятия и бухгалтерия вносит изменения в части фамилии работника в следующие кадровые и бухгалтерские документы:

1. в трудовую книжку в соответствии с Постановлением № 225 Правительства РФ от 16.04. 2003 года. Прежняя фамилия работника перечеркивается тонкой чертой, не препятствующей прочтению, и записывается новая фамилия. С переходом на электронную форму трудовых книжек перечеркивать ничего не потребуется, однако пока правила внесения изменений в электронный вариант практически не регламентированы. На внутренней стороне обложки указываются реквизиты приказа о смене фамилии;
2. в личную карточку работника (Т-2);
3. в личное дело с приложением копии документа о смене фамилии, например свидетельства о браке или о разводе;
4. в трудовой договор. Как правило, составляется дополнительное соглашение;
5. в свидетельство обязательного пенсионного страхования;
6. в банковскую карточку.