Файлы в .DOC:Бланк приказа о смене печати организацииОбразец приказа о смене печати организации
Зачем нужна печать
В настоящее время обязанность организаций и ИП иметь свою печать законодательно упразднена. Однако несмотря на это, многие организации используют печати в своей деятельности до сих пор. Так,
- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а именно п. 5 ст. 2 закона оговаривает, что общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием;
- п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» также оговаривает, что общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием.
И в том, и в другом случае наличие печати должно быть отражено в уставе общества.
Основной функцией печати является дополнительная идентификация (верификация) документа организации, поскольку печать содержит:
- полное наименование организации;
- юридический адрес;
- ИНН, ОГРН, КПП и другие реквизиты.
В организации, как правило, существуют главная печать, которой удостоверяются документы, направляемые руководителем и главным бухгалтером, и вспомогательные печати, которые могут удостоверять документы, издаваемые отдельными структурными подразделениями.
Учет печатей
В целях организации учета, хранения, использования и уничтожения печатей в организации может быть разработан соответствующий локальный нормативный акт (например, положение). Кроме этого, в организации должен существовать журнал учета печатей, в котором будут содержаться:
- Сведения о месте хранения печати.
- Сведения об ответственном за хранение и использование печати лице (как составить приказ о назначении ответственного лица за печать, мы рассказали в материале по ссылке).
- Оттиск печати.
- Подпись ответственного лица.
- Сведения об уничтожении печати (дата, номер акта об уничтожении печати).
Печать вводится в действие приказом руководителя. Сведения о приказе также вносятся в журнал.
Смена печати
Необходимость в смене печати организации возникает:
- при физическом износе печати в случае, если она уже не может оставлять четкий отпечаток с ясно различимой информацией об организации;
- при смене реквизитов организации, когда указанные на оттиске становятся неактуальными.
Инициируется замена печати лицом, ответственным за использование печати или самим руководителем. В первом случае потребуется составить служебную записку о необходимости замены печати, в которой необходимо указать причину замены. Рассмотрев записку, руководитель своей резолюцией разрешает замену печати.
Приказ руководителя о смене печати организации издается после ее изготовления.
Оформление смены печати
Унифицированной формы приказа о замене (смене) печати организации нет. Приказ данного вида оформляется по правилам делопроизводства, принятым в конкретной организации, на фирменном бланке, если организация его использует, или на обычном листе бумаги формата А4. В последнем случае в верхней части листа (т.н. «шапке» приказа) потребуется указать данные об организации.
На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которыми можно воспользоваться для своих нужд. В приказе выделяют следующие обязательные элементы:
- название (Приказ) и заголовок (О смене печати организации);
- преамбулу, которая содержит обоснование (причину) смены печати и основание для смены (служебная записка, протокол собрания акционеров, на котором принято решение изменить, например, адрес организации, решение единственного учредителя о смене наименования ООО и т.п.). Указываются номера и даты документов;
- слово «приказываю»;
- текст приказа, которым старая печать выводится из оборота, а новая вводится;
- указание на лицо, ответственное за доведение приказа до заинтересованных лиц и лицо, контролирующее исполнение приказа;
- должность, подпись и расшифровку подписи подписавшего приказ руководителя.
Приложением к приказу будет лист с оттиском старой и новой печати.
На основании приказа о выводе из оборота старой печати производится ее уничтожение.