Приказ о создании экспертной комиссии

В процессе деятельности в организации образуется масса различного рода документов. Государственные и муниципальные организации обязаны обеспечивать ответственное хранение документов с учетом их ценности. Приказом о создании экспертной комиссии в организации создается ЭК — специальный орган, производящий экспертизу ценности документов.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о создании экспертной комиссииОбразец приказа о создании экспертной комиссии

Зачем нужна ЭК

Несмотря на то, что Приказом Росархива от 20.12.2019 №236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, в некоторых ситуациях самостоятельное определение ценности документов представляет определенные трудности.

С этой целью в организации создается, как правило, постоянно действующая экспертная комиссия, на которую возлагаются полномочия по определению ценности документов.

Деятельность комиссии регулируется Положением об экспертной комиссии в организации. В нем же определяются ее задачи и функции.

Ценность документов

Основной задачей экспертной комиссии является определение ценности документа. Под ценностью документа понимается комплекс его характеристик, определяющих его значимость (научную, культурную, экономическую и т.п.).

Документы в зависимости от своей ценности распределяются на следующие основные группы:

1. необходимые для оперативной деятельности конкретного предприятия в течение ограниченного срока;
2. представляющие ценность для данного предприятия в течение всего времени его деятельности;
3. содержащие информацию о личности определенного человека и имеющие социальное значение;
4. имеющие общественное историческое и иное значение.

В соответствии с этими группами документы могут подлежать:

• постоянному хранению;
• длительному (свыше 10 лет) хранению;
• кратковременному хранению.

Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом. Об особенностях его составления вы можете прочитать в соответствующем материале нашего сайта.

Кого включать в ЭК

В состав комиссии в обязательном порядке включаются:

• начальник отдела документационного обеспечения управления;
• начальник кадровой службы (обязательно при проведении экспертизы ценности документов по личному составу);
• заведующий архивом организации или архивариус (иное ответственное за архив лицо).

В зависимости от специфики организации в состав комиссии могут входить и другие специалисты (руководители производственных подразделений, юрисконсульт).

Председателем комиссии назначается руководитель по направлению деятельности или руководитель организации. Секретарем комиссии назначается, как правило, архивариус.

Приказ о создании комиссии

Форма приказа о создании экспертной комиссии законом не регламентирована. На нашем сайте имеется образец и бланк приказа, который можно индивидуализировать с учетом специфики конкретной организации.

Приказ подготавливается на бланке организации (если она его использует) или на обычном листе формата А4. В этом случае в «шапке» приказа необходимо будет указать реквизиты организации: наименование и адрес, КПП/ИНН для юридических лиц.

Приказ о создании экспертной комиссии состоит из следующих элементов:

1. наименование приказа («О создании экспертной комиссии»);
2. преамбула, в которой указываются ссылки на нормативные документы, на основании которых составлен приказ и будет работать комиссия;
3. слово «приказываю», расположенное по центру под преамбулой;
4. текст приказа. В тексте приказа потребуется определить состав комиссии и (опционально) определить дату ее заседания;
5. указание на ответственных за исполнение приказа;
6. подпись и расшифровка подписи руководителя.

Одновременно с составом комиссии может быть утверждено и Положение об экспертной комиссии.

После подписания приказу присваивается номер.

С приказом под подпись должны быть ознакомлены все члены комиссии.

Хранение и внесение изменений

Приказ о создании экспертной комиссии хранится в организации постоянно.

Если возникает необходимость во внесении изменений в состав комиссии, издается новый приказ, в который вносится отметка об отмене действующего приказа.