Файлы в .DOC:Бланк приказа о внесении изменений в должностную инструкциюОбразец приказа о внесении изменений в должностную инструкциюв
Переутверждать или вносить изменения
Отметим сразу, что на практике приказ о внесении изменений в должностную инструкцию составляется достаточно редко и руководителю проще сразу утвердить обновленную версию, нежели плодить распорядительные документы, усложняющие документооборот. Однако мы не отговариваем наших читателей от составления такого приказа. Издание его не будет ошибкой.
Как правило, изменения в должностную инструкцию вносятся в следующих случаях:
- изменилось название штатной единицы, подразделения, и инструкция оказалась составленной для более не существующей должности;
- изменилась структура подчиненности организации, и работник стал подчиняться другому руководителю;
- изменились требования трудового законодательства, и старая инструкция теперь нарушает права работника или ухудшает его положение в сравнении с тем, что оговорено Трудовым кодексом. Статья 8 ТК РФ прямо оговаривает недействительность любого локального нормативного акта, составленного с подобными нарушениями;
- была внедрена новая технология или техника и в связи с этим работнику вменены новые обязанности (или наоборот, теперь часть обязанностей он не выполняет), и т.п.
Все эти обстоятельства будут служить обоснованием для изменений в ДИ.
Как правильно внести в ДИ изменения
Любая организация стремится к сокращению количества издаваемых в ней «промежуточных» документов, поэтому вполне реальна ситуация, когда руководителю на подпись сразу же подается приказ о внесении изменений в нормативный акт вместе с обновленными инструкциями.
Однако процедура может быть и более сложной. Так, например, при изменении штатного расписания:
- руководитель подразделения, в котором необходимо изменить должностные инструкции, составляет на имя руководителя организации служебную записку о необходимости изменения ДИ, в которой ссылается на дату и номер приказа о внесении изменений в штатное расписание;
- руководитель поручает переработать инструкции, для чего издает приказ о разработке должностных инструкций, которым определяет срок и назначает ответственность за переработку инструкций;
- по итогам переработки инструкций ответственные подготавливают приказ о внесении изменений и подают его на подпись. Параллельно подготавливаются новые редакции ДИ;
- руководитель подписывает приказ, одновременно утверждая инструкции.
Как составить приказ
Унифицированной формы приказа о внесении изменений в ДИ не существует. Составляются приказы по образцу распорядительных документов, издаваемых организацией. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которым можно воспользоваться для своих нужд.
В документе должны иметься следующие обязательные элементы:
- Наименование и заголовок. Заголовок по возможности следует делать более информативным, например, «О внесении изменений в должностную инструкции начальнику отдела кадров». Это облегчит поиск документа.
- Преамбула. В данном разделе излагаются обоснование для внесения изменений в ДИ и приводятся ссылки на документы (статьи ТК РФ, приказ об изменении штатного расписания и т.п.).
- Слово «приказываю».
- Текст приказа, в котором указываются реквизиты изменяемой должностной инструкции, приводятся последовательно текст старой и новой редакции документа, а также указывается дата вступления новой инструкции в силу.
- Сведения об ответственных за ознакомление работников с приказом и за контроль исполнения приказа. Если необходимо — крайний срок ознакомления сотрудников с новой должностной инструкцией.
- Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя — автора приказа.
Приказ может быть распечатан на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4. В последнем случае в «шапку» приказа вносятся данные об организации: название, юридический адрес, КПП и ИНН.
Ознакомление и хранение
Для обеспечения соблюдения трудового законодательства имеет значение ознакомление сотрудников, которых затронуло изменение ДИ, не с приказом, а непосредственно с обновленной инструкцией. С приказом же стоит ознакомить в первую очередь, лиц, ответственных за внесение изменений в ДИ, и тех, на кого возложена обязанность ознакомить с должностными инструкциями самих работников.
Приказы по основной деятельности хранятся в организации постоянно.