Приказ о закреплении печати за ответственным лицом

Печать организации является ее фирменным знаком отличия. В целях контроля за надлежащим использованием печатей в организации руководителем издается приказ о закреплении печати за ответственным лицом.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о закреплении печати за ответственным лицомОбразец приказа о закреплении печати за ответственным лицом

Функции печати

Несмотря на то, что Федеральный закон от 06 апреля 2015 года № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» отменил обязанность по наличию у юридических лиц печатей, они в настоящее время используются довольно широко.

Основной функцией печати является дополнительная идентификация удостоверяемого ею документа. Главная печать содержит следующие данные об организации:

• полное наименование;
• юридический адрес;
• ИНН, ОГРН и КПП и другие реквизиты.

Таким образом, с помощью печати организация дополнительно подтверждает, что документ принадлежит ей.

Помимо главной печати в организации могут также иметь хождение печати подразделений, например: «Финансово-экономический отдел», «Для документов. Канцелярия» и так далее. Они помимо основной надписи, как правило, тоже содержат полное наименование организации, но без реквизитов. Такие печати применяются только для внутренних документов организации.

Организация учета печатей

В организации, если она использует большое количество печатей, рекомендуется разработать отдельный документ: «Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов организации», с которым ответственные лица должны быть ознакомлены под подпись. Если организация решила обойтись без положения, в качестве альтернативы можно завести журнал учета печатей и штампов, в котором указать:

1. сведения о печати (главная, печать бухгалтерии, печать ОМТС и так далее);
2. сведения о месте хранения;
3. сведения об ответственном;
4. сведения об уничтожении. О том, как составить акт об уничтожении печати, мы рассказали в отдельной статье по ссылке.

Рядом с названием каждой печати в отдельной графе должен быть проставлен ее оттиск.

Ответственное лицо, получив печать, должно будет проставить в журнале подпись.

Кто может быть ответственным

За хранение главной печати в организации, как правило, отвечают либо главный бухгалтер, либо начальник (специалист) отдела делопроизводства и документооборота. За сохранность печатей подразделений отвечают руководители соответствующих подразделений.

Приказ о закреплении печати

Унифицированной формы приказа о закреплении печати за ответственным лицом не существует. На нашем сайте представлены бланк и образец приказа, которым можно воспользоваться для работы.

Приказ распечатывается на фирменном бланке организации, если она его применяет, или на листе формата А4. В последнем случае потребуется в верхней части листа указать реквизиты организации:

• наименование;
• юридический адрес, телефон;
• ИНН/КПП.

Документ состоит из следующих обязательных структурных элементов:

1. название (Приказ);
2. заголовок («О закреплении печати организации за ответственным лицом»);
3. преамбула. В данном разделе указывается повод для составления приказа («В целях организации учета, контроля за правильностью использования печатей…»);
4. слово «приказываю», располагающееся под преамбулой в центре строки;
5. текст приказа («Закрепить главную печать организации за ответственным лицом — начальником отдела делопроизводства А.А. Абрамовой»);
6. указание на необходимость ознакомления ответственного лица с приказом под подпись;
7. указание на лицо — контролера исполнения приказа;
8. должность, подпись, расшифровка подписи руководителя — автора приказа.

В качестве приложения к приказу прилагается оттиск печати.

Хранение приказа

Приказы по основной деятельности организации хранятся в организации постоянно.