Приказ о закреплении топливных карт за водителями

Топливная карта широко применяется в расчетах за ГСМ между поставщиками ГСМ и юридическими лицами. Для закрепления индивидуальных топливных карт за водителями организации руководитель издает приказ.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о закреплении топливных карт за водителямиОбразец приказа о закреплении топливных карт за водителями

Что такое топливная карта

Заправочная или топливная карта — это обычная карта, по которой ее владелец осуществляет заправку топливом у выпустившей карту организации или ее посредника.

Для того чтобы организовать работу с топливными картами, организация должна:

1. заключить договор с поставщиком топлива или его посредником;
2. получить топливные карты и оформить их на учет в бухгалтерии;
3. разработать локальный нормативный акт — Положение о топливных картах, которым закрепить порядок получения, хранения, выдачи и уничтожения (сдачи) топливных карт;
4. закрепить топливные карты за конкретными водителями или транспортными средствами с помощью издания приказа;
5. ознакомить водителей, которые будут расплачиваться с помощью карт, с приказом и с положением;
6. выдать им карты, оформив акт приема-передачи карт или с помощью журнала приема-передачи топливных карт.

В течение месяца водители будут расплачиваться за топливо с помощью карт. По истечении месяца организация, выпустившая карты, представит на имя организации — пользователя карт отчет по ним и счета-фактуры.

Как организовать выдачу карт сотрудникам

Организация — эмитент карт может выдать определенное число карт при заключении договора. Но если карт было выдано недостаточно или руководитель сразу хочет запросить их конкретное количество, потребуется сначала определить, сколько их потребуется.

Для этого руководитель подразделения (автоколонны, автотранспортной службы и т.п.) составляет на имя руководителя организации служебную записку, в которой указывает:

• требуемое количество карт;
• ФИО водителей, которым будут выданы карты;
• вид топлива;
• транспортное средство.

После получения карт, как правило, этим же руководителем подразделения составляется приказ о закреплении карт за работниками.

Форма приказа

Унифицированной и обязательной к исполнению формы приказа о закреплении топливных карт за водителями нет. На нашем сайте можно найти бланк и образец документа, которые можно скачать для использования в работе.

Приказ может быть составлен на фирменном бланке организации, если она его использует. В противном случае в «шапку» приказа потребуется внести данные об организации:

• наименование;
• юридический адрес;
• ИНН/КПП.

В самом приказе можно выделить следующие структурные элементы:

1. Заголовок приказа, отвечающий на вопрос «О чем».
2. Преамбула, в которой содержатся ссылки на федеральные, отраслевые и локальные нормативные акты, на основании которых составляется приказ. Здесь также могут быть указаны реквизиты служебной записки руководителя подразделения, в котором работают водители.
3. Слово «приказываю».
4. Текст приказа, в котором отражаются данные о получателях карт и самих картах (указываются ФИО, должности, подразделения водителей, получающих карты, вид топлива, номер карты).
5. Сведения о лице, ответственном за исполнение приказа, и лице, контролирующем исполнение.
6. Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя, подписавшего приказ.

С приказом водители могут ознакомиться как на листе ознакомления с приказом или в журнале ознакомления с распорядительными документами.

Приказ о закреплении топливных карт за водителями хранится в деле приказов постоянно.