Приказ об утверждении бланка организации

Несмотря на то, что обязанность организации применять фирменный бланк в настоящее время отменена, на практике фирменные бланки используются в делопроизводстве достаточно часто. Закрепить официальное использование определенного вида бланка в работе организации необходимо с помощью издания приказа об утверждении бланка.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении бланка организацииОбразец приказа об утверждении бланка организации

Зачем нужен фирменный бланк

Бланк организации представляет собой совокупность ее логотипа и реквизитов, размещенных особым образом.

На фирменных бланках оформляется исходящая корреспонденция организации, подписанная генеральным директором или иным ее руководителем, а также ее распорядительные документы. Бланк организации содержит следующие ее реквизиты:

• наименование, полное и сокращенное;
• юридический и фактический адрес;
• ИНН, КПП, ОГРН;
• контактные данные (телефоны, факс, электронная почта);
• банковские реквизиты.

Организация может включить в бланк и другие данные о себе по желанию. Кроме этого, допускается использование других видов бланков, создаваемых на основе основного фирменного бланка (например, угловой бланк, на котором будут оформлять свою корреспонденцию главный бухгалтер, директора и другое высшее руководство).

Функции бланка, таким образом, следующие:

• создание узнаваемого имиджа организации (в том числе с помощью логотипа);
• формирование положительного образа автора документа;
• обеспечение удобства переписки;
• идентификация документа организации.

Обязателен ли приказ об утверждении бланка организации

Вполне допустимо не утверждать бланки отдельным приказом, а ввести их в действие в качестве приложения к инструкции по делопроизводству. Если же решено составить отдельный приказ, то в нем потребуется:

• оговорить круг лиц, обладающих правом использования бланка (генеральный директор, главный бухгалтер и т.п.);
• оговорить виды корреспонденции, которая будет оформляться на фирменном бланке (переписка, распорядительные документы);
• оговорить дату, с которой корреспонденция указанного в приказе вида должна оформляться на фирменном бланке;
• назначить ответственных лиц за снабжение организации фирменными бланками (как правило, это отдел материально-технического снабжения);
• назначить ответственных лиц за соблюдение правил использования фирменных бланков (как правило, это отдел делопроизводства).

Сами бланки будут выступать в качестве приложений к приказу. После подписания приказ регистрируется в журнале регистрации приказов. В верхнем правом поле фирменного бланка потребуется указать: «УТВЕРЖДЕНО приказом генерального директора от ___________ года №___».

В крупных организациях вместе с бланками утверждается так называемый бренд-бук, в котором оговариваются порядок размещения логотипов на бланках, сувенирной продукции, визитках, грамотах и так далее, а также шрифты, оттенки цветов, используемые для полиграфической печати.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа об утверждении бланка не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа об утверждении бланка организации, которым можно воспользоваться для своих нужд.

В документе должны быть следующие обязательные разделы:

1. «шапка», содержащая данные об организации (название, юридический адрес, ИНН/КПП);
2. название документа и заголовок;
3. преамбула, в которой отражается формальный повод для составления приказа (« в целях обеспечения единообразия при оформлении документов организации»);
4. слово «приказываю»;
5. текст приказа, содержащий информацию, о которой мы рассказали выше;
6. при необходимости — указание на внесение изменений в инструкцию по делопроизводству;
7. указание на ответственных лиц за доведение приказа до сведения заинтересованных лиц и контролирующее исполнение приказа лица;
8. должность, подпись руководителя и ее расшифровка.

Приказ об утверждении бланка организации относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно. С приказом заинтересованные лица могут быть ознакомлены на листе ознакомления с приказом.