Приказ об утверждении графика документооборота

График документооборота применяется для определения порядка создания и передачи для отражения в бухгалтерском учете бухгалтерских документов. Посредством приказа об утверждении график вводится в действие.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении графика документооборотаОбразец приказа об утверждении графика документооборота

Обязателен ли график

В отличие от «общего» графика документооборота, который не является для организации обязательным, необходимость составления бухгалтерского графика закреплена на законодательном уровне. В частности, обязанность по его разработке оговорена Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина России от 06 октября 2008 года №106н.

График может составляться как на все документы сразу, так и на конкретные первичные документы.

Зачем нужен график документооборота

Основными функциями графика документооборота являются:

• обеспечение контроля над прохождением документов от момента их создания до момента передачи в архив;
• обеспечение своевременного учета первичных бухгалтерских документов;
• обеспечение контроля исполнения условий заключенных договоров;
• определение порядка взаимодействия между подразделениями и специалистами при работе с бухгалтерскими документами;
• определение ответственных лиц за подготовку документов, их учет и хранение;
• определение срока хранения документов и передачи в архив.

Разработка графика

При разработке графика можно опираться на образец, приведенный в положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года. Однако он не является обязательным, и организации могут разрабатывать свои виды графика.

Как правило, график составляется в виде таблицы. В нем отражается прохождение следующих документов:

1. кассовые ордера;
2. счета на предоплату;
3. счета-фактуры и накладные по договорам поставок, купли продажи;
4. авансовые отчеты по командировкам;
5. документы по учету рабочего времени;
6. путевые листы;
7. платежные поручения;
8. листки нетрудоспособности и т.д..

Как разработать график

Составлением графика документооборота занимается, как правило, главный бухгалтер или по его поручению сотрудник бухгалтерии. Поскольку в график включаются документы различного вида, к разработке графика могут быть привлечены и другие подразделения:

• договорной отдел;
• юридический отдел;
• отдел управления имуществом;
• экономический отдел и так далее.

Разработка графика включает в себя следующие этапы:

• сбор информации о документах по подразделениям;
• определение схемы взаимодействий при обработке документов;
• определение сроков передачи документов;
• назначение ответственных лиц по каждому пункту графика.

После составления и согласования график передается на подпись руководителю организации вместе с приказом об утверждении. В отведенном для этого месте графика ставится отметка о его утверждении: «Утвержден приказом генерального директора от _____ года №__».

Форма приказа

Унифицированной формы приказа не существует. Организация может использовать форму распорядительного документа, закрепленную в ее инструкции по делопроизводству. На нашем сайте имеются образец и бланк, которым также можно воспользоваться для своих нужд.

В структуре приказа выделяют следующие элементы:

1. Название (заголовок) приказа.
2. Преамбула приказа. Здесь приводятся ссылки на нормативные акты, на основании которых составлен график, а также определяется цель его создания, например, «в целях организации учета, определения срока обработки бухгалтерской документации».
3. Слово «приказываю», расположенное под преамбулой.
4. Текст приказа, которым утверждается прилагаемый к приказу график и определяется, при необходимости срок его действия.
5. Указание на лицо, ответственное за доведение приказа и графика до сведения заинтересованных лиц.
6. Указание на контролирующее исполнение приказа лицо.
7. Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, издавшего приказ.

Отметим, что ознакомление с приказом и графиком рационально производить одновременно с раздачей руководителям копий графика для работы. Ознакомление может быть произведено как на листе ознакомления с приказами, так и в журнале ознакомления с распорядительными документами.