Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел является документом, содержащим в себе сведения обо всех делах, ведущихся в организации. Номенклатура дел разрабатывается на каждый следующий год и вводится в действие посредством приказа об утверждении номенклатуры дел.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении номенклатуры делОбразец приказа об утверждении номенклатуры дел

Об учете документов

Делопроизводство в организации осуществляется непрерывно с момента ее образования и до момента ее ликвидации. Однако с момента ликвидации предприятия «жизнь» его документов не заканчивается.

Так, например, организации и предприятия, заключающие трудовые договоры с работниками, обязаны хранить документы по личному составу в течение 50-75 лет с момента завершения по ним делопроизводства, а некоторые документы, имеющие особую культурную и экономическую ценность, могут иметь постоянный срок хранения.

Часть организаций и предприятий обязана сдавать свои документы на хранение в государственные и муниципальные архивы. Однако даже коммерческие организации, не имеющие такой обязанности, должны вести учет документов. Согласно Федеральным законам от 08 февраля 1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 05 марта 1995 года №208-ФЗ «Об акционерных обществах» вышеуказанные организации обязаны обеспечить хранение некоторых своих документов до истечения пятилетнего срока с момента ликвидации.

Если документ неправомерно уничтожается — организацию ждет штраф.

Номенклатура дел —документ, посредством которого:

• осуществляется «перепись» всех ведущихся в организации дел, их учет. Если организация передает дела в архив, номенклатура дел станет основой для составления описей дел, которые передаются в архив;
• устанавливается срок хранения различных документов. На основании номенклатуры создаются описи дел постоянного и длительного хранения, а также определяются документы, которые могут быть уничтожены.

С чего начать составление номенклатуры и что там должно быть, мы рассказали в материале по ссылке.

Как часть нужно обновлять

Номенклатура дел составляется в конце текущего года и утверждается на следующий год. Однако изменения в нее могут вноситься на протяжении всего года в таких случаях, например, как:

• появление в подразделении новых дел, документов, которые не велись раньше. Например, помимо приказов и распоряжений руководитель начал издавать указания. Такие документы требуется учитывать и хранить отдельно, для чего им выделяется свой индекс;
• появилось новое структурное подразделение. Происходит это при реорганизации. В данном случае подразделению также стоит выделить свой индекс, под которым оно будет учитывать свои дела;
• изменилась подчиненность структурного подразделения, например, отдел финансов вместо директора по финансам стал подчиняться начальнику экономического управления. Индексы будут изменены.

Безусловно, если предприятие коренным образом изменило свою структуру, старая номенклатура окажется неэффективной задолго до истечения срока ее действия. В этом случае приказ можно издать раньше.

В других же случаях пометки вносятся в уже действующую номенклатуру и окончательно утверждаются в конце года. С этой целью в номенклатуре оставляются пустые строки, в которые от руки вносятся новые номера.

Составление приказа

Утверждение номенклатуры дел организации — финальный этап ее разработки, которая включает в себя следующие этапы:

1. Проверку наличия и состава дел в каждом подразделении организации. Проверка начинается, как правило, за месяц до составления новой номенклатуры дел (можно и раньше, в зависимости от количества дел и подразделений). В процессе проверки устанавливается количество томов каждого дела и выявляются дела, которые вообще не велись или заведены вновь. Проводится эта работа совместно начальниками служб и руководителем канцелярии или архива.
2. Составление номенклатуры дел подразделений на следующий год. Делается это также совместно начальниками служб и начальником канцелярии или архива. Результатом становится номенклатура дел подразделения.
3. Составления сводной номенклатуры на основании номенклатур дел подразделений. О правилах ее оформления мы рассказали тут.
4. Издание приказа об утверждении номенклатуры дел.

Оформление приказа

Приказ об утверждении номенклатуры дел оформляется по правилам оформления приказов, принятым в конкретной организации. На нашем сайте можно найти бланк и образец приказа для скачивания и ознакомления.

Приказ оформляется на фирменном бланке организации, если она его использует. Если нет — в «шапке» приказа потребуется указать:

• наименование и юридический адрес;
• ИНН, КПП.

Структура приказа выглядит следующим образом:

1. по центру, под «шапкой» располагается слово «Приказ»;
2. строкой ниже — название приказа. «Об утверждении номенклатуры дел на ___________ год»;
3. в преамбуле даются ссылки на ведомственные и иные нормативные акты, на основании которых была разработана и составлена номенклатура дел;
4. далее по центру пишется слово «Приказываю»;
5. ниже приводится суть приказа: «Утвердить и ввести в действие с 1 января __________ года номенклатуру дел №___ на ___________ год»;
6. в приказе указываются лица, ответственные за доведение его до заинтересованных лиц;
7. указываются должность и расшифровка подписи руководителя — автора приказа.

После подписания приказу присваиваются дата и номер. Та же отметка (дата, номер) делается и на самой номенклатуре в поле «утверждена приказом».

Ознакомление руководителей с приказом об утверждении номенклатуры под подпись не обязательно. Но выдачу экземпляров утвержденной номенклатуры (рабочие копии) рекомендуется организовать с проставлением подписи получателя. Поэтому можно совместить ознакомление с приказом и получение копии номенклатуры на общем листе ознакомления.

Хранение приказа

Приказ об утверждении номенклатуры дел относится к приказам по основной деятельности и хранится в папке приказов.

По истечении срока оперативного делопроизводства (1 год с момента окончания делопроизводственного года) приказ вместе с другими приказами подшивается в дело и передается в архив организации или в муниципальный (государственный) архив.