Приказ об утверждении положения о персональных данных

Порядок получения, обработки, хранения, использования и уничтожения персональных данных работников оговаривается работодателем с помощью Положения о персональных данных. Приказ об утверждении документа позволяет ввести его в действие и придать ему законную силу.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении положения о персональных данныхОбразец приказа об утверждении положения о персональных данных

Разработка положения

Инструкция или положение о персональных данных — это локальный нормативный акт, которым руководитель определяет:

• как работник предоставляет в организацию свою персональные данные;
• как данные хранятся;
• как они обрабатываются в организации, в том числе и порядок внесения изменений в данные;
• как они могут быть переданы третьим лицам;
• как данные уничтожаются.

О том, как организовать хранение персональных данных, мы рассказали тут.

Положение может называться по-разному, однако оно должно быть на предприятии. Отсутствие этого документа в организации повлечет за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Немаловажно не просто создать документ, но и:

• утвердить его в соответствии с порядком утверждения локальных нормативных актов, принятым в организации;
• обеспечить ознакомление с ним сотрудников, в чьи обязанности входит работа с персональными данные (ст. 68 ТК РФ), то есть — всех сотрудников предприятия.

Положение о персональных данных разрабатывается на основании Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

В положение также включаются формы:

• согласия на обработку персональных данных;
• отказа от предоставления персональных данных.

Они утверждаются одновременно с ним.

Кто составляет приказ

Составление приказа об утверждении положения о персональных данных может быть поручено как работнику, непосредственно ответственному за разработку самого положения, так и работнику, например, канцелярии.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа об утверждении положения о персональных данных нет. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, с которыми можно ознакомиться и применять в работе.

Приказ составляется на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке, если организация его применяет. В случае использования чистого листа, в «шапке» приказа потребуется указать наименование, юридический адрес и ИНН/КПП.

В самом приказе выделяются следующие структурные элементы:

1. Заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?»
2. Преамбула приказа, в которой указывается, с какой целью и на основании чего/во исполнение какого закона он составлен.
3. Слово «приказываю», расположенное под преамбулой.
4. Текст приказа, в котором обозначается, что положение о персональных данных утверждено и вступает в силу. Если вступает положение в силу не с даты подписания приказа, ее нужно указать.
5. Здесь же перечисляются лица, ответственные за исполнение приказа и за доведение его до сведения работников.
6. Подпись, должность, расшифровка подписи лица, подписавшего приказ.

Как правило, самое положение прилагается к приказу в качестве приложения. Сотрудники отдела кадров и т.п. получают рабочие копии.

Хранение

Приказы по основной деятельности подшиваются в дело и хранятся в архиве организации постоянно.