Приказ об утверждении структуры организации

С целью разграничения обязанностей и ответственности, для оптимизации и контроля деятельности в организации создаются различные подразделения. Закрепить состав и положение подразделений в иерархической структуре организации позволяет приказ об утверждении структуры.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении структуры организацииОбразец приказа об утверждении структуры организации

Функции структуры организации

Структура организации разрабатывается в процессе создания самой организации. Она включает в себя:

• непосредственно создание подразделений, необходимых для нормального функционирования организации;
• определение места каждого подразделения в структуре подчиненности организации (то есть создание иерархии);
• определение наименований для подразделений и названия должностей руководителей, специалистов и рабочих.

На основе организационной структуры разрабатывается штатное расписание. О том, как разработать расписание и как составить приказ об утверждении штатного расписания, мы рассказали в статье по ссылке. В свою очередь на основании штатного расписания и оргструктуры разрабатываются должностные инструкции и положения о структурных подразделениях.

Также на основании утвержденной структуры в организации разрабатываются схемы документооборота и номенклатура дел. Подробнее о составлении номенклатуры дел мы рассказали тут.

Элементы структуры

Как правило, структура изображается в виде блок-схемы, расположение блоков в которой соответствует иерархии, определенной для подразделений. Должности и наименования подразделений указываются в соответствии со штатным расписанием. В скобах после полного наименования можно указать аббревиатуру, например, «Отдел капитального строительства (ОКС)», «Экономическое управление (ЭУ)» и т.д.

Общий вид структуры организации следующий:

1. Первым элементом структуры является руководитель организации. Его располагают в верхней части структуры.
2. Ниже располагаются директора по направлениям деятельности (заместители директора), вице-президенты.
3. Далее перечисляются филиалы и представительства.
4. Далее, в зависимости от структуры конкретного предприятия перечисляются управления, отделы, службы и т.п. В схему они включаются с соблюдением подчиненности, например, архив, входящий в структуру управления документационного обеспечения, должен находиться в структуре под ним. Здесь же перечисляются специалисты, выполняющие свои трудовые функции вне подразделений, например, инженер по охране окружающей среды, юрисконсульт и т.п.
5. Завершают оргструктуру подразделения служб, если они выделяются в штатном расписании отдельно, например, «автоколонна №1», входящая в структуру транспортной службы, и т.п.

Структура организации должна включать в себя все ее подразделения и функционирующие вне подразделений штатные единицы.

При изменении штатного расписания в случае изменения названия элемента структуры или подчиненности оргструктура переутверждается.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа об утверждении структуры организации не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которым можно воспользоваться для своих нужд. Документ подготавливается на фирменном бланке организации (если она его применяет) или на листе формата А4. В последнем варианте в «шапке» приказа необходимо будет указать реквизиты организации.

Сам документ выглядит следующим образом:

1. в верхней части листа под шапкой указывается название документа «Приказ»;
2. ниже под названием документа указывается заголовок;
3. под заголовком располагается преамбула приказа, то есть приводятся законы, постановления и иные нормативные акты, на основании которых была разработана структура, определяется цель создания документа (например, «С целью распределения функций, прав и обязанностей подразделений, организации административно-управленческой и производственной деятельности»);
4. под преамбулой располагается слово «приказываю»;
5. ниже располагается текст приказа. Он содержит в себе указание на утверждение структуры организации, дату ввода ее в действие. Здесь же определяется лицо, ответственное за доведение приказа до сведения работников организации, указывается лицо, контролирующее исполнение приказа;
6. завершает приказ указание должности, подпись и расшифровка подписи руководителя, подписавшего документ.

Организационная структура прикладывается к приказу в качестве приложения. После подписания и регистрации приказа на самой структуре в отведенном для этого поле указывается: «Утверждена приказом от ____________ года № _____».

Рабочие копии структуры рассылаются по подразделениям.