Протокол совещания

Совещания, в ходе которых решаются вопросы, касающиеся важнейших аспектов существования и деятельности организации, часто нуждаются в протоколировании. Протокол совещания является многозадачным документом, позволяющим отразить как ход самого совещания, так и принятые по его итогам решения.

Файлы в .DOC:Бланк протокола совещанияОбразец протокола совещания

Назначение протокола

Принятие важных решений в организации в некоторых случаях может выходить за рамки компетенции одного руководителя.

Совещание — то есть собрание руководителей (а иногда и привлечение сторонних лиц) для обсуждения определенного круга вопросов и принятия важных решений, является одним из самых эффективных методов оперативного управления.

Стоит сразу отметить, что протоколом оформляется не любое совещание. Например, ежедневная планерка у руководителя в протоколе не нуждается. А вот собрание учредителей организации по вопросу назначения генерального директора, на основании которого издается соответствующий приказ — да.

Обязанность оформлять протоколом некоторые виды совещаний может быть определена ведомственными документами, а также локальными нормативными актами.

Виды протокола

Различают два вида протокола:

• краткий, содержащий в себе перечень вопросов, перечисление докладчиков и принятые по вопросам решения;
• полный, отражающий ход совещания подробно, с информацией по каждому выступлению каждого докладчика.

В некоторых случаях составляется не протокол, а стенограмма — то есть дословное изложение каждого выступления, обсуждения, заданных докладчику вопросов, высказываний и т.п.

Структура протокола

В независимости от вида протокола его структура делится на вводную и основную части. Во вводной части включаются данные о месте/дате составления протокола, его номере, а также информация об участниках совещания и повестке. Оформляется это следующим образом:

• председатель — как правило, руководитель организации;
• секретарь — лицо, ответственное за ведение протокола. Как правило, это работник отдела делопроизводства, но может быть и иной назначенный руководителем сотрудник;
• раздел «присутствовали», в котором перечисляются должности и ФИО присутствовавших на заседании сотрудников как самой организации, так и приглашенных со стороны.

В повестке совещания перечисляются кратко вопросы, которые будут обсуждаться.

Повестка обычно утверждается заранее. Если повестка объемная, она может быть приложена к протоколу отдельным документом.

В основной части протокола располагается информация о ходе совещания. Если протокол краткий, то будет достаточно информации о принятых по каждому пункту повестки решениях.

Если протокол полный, то по каждому пункту повестки выделяются следующие разделы, которые оформляются с прописной буквы:

1. СЛУШАЛИ. Здесь указываются ФИО докладчика по конкретному вопросу повестки и излагается суть его выступления;
2. ВЫСТУПИЛИ. В данном разделе указывается информация о других лицах, высказавших свое мнение по вопросу повестки;
3. РЕШИЛИ. В данном разделе излагается суть принятого решения. Также этот раздел можно озаглавить «ПОСТАНОВИЛИ».

Ведение протокола

Обязанность по ведению протокола возлагается на секретаря заседания, который несет ответственность за правильное его оформление.

Протокол подписывается самим секретарем и председателем заседания. В некоторых случаях проставляются и подписи других участников совещания, например, если оно проводилось с участием сторонней организации.

Оформление протокола

Следует учитывать, что неверно оформленный протокол не будет иметь юридической силы. При оформлении протокола рекомендуется опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 года №2004-ст. В соответствии с ним обязательными для любого протокола являются следующие элементы:

1. наименование организации. Первый лист протокола можно оформить на общем бланке организации, если она его использует. Если нет — в «шапке» документа рекомендуется указать основные реквизиты организации;
2. дата документа. В качестве даты протокола указывается дата мероприятия. Если совещание занимает несколько дней, дата оформляется через дефис, например, «12.12.-2023-14.12.2023»;
3. наименование и номер протокола. Индексы для протоколов могут быть установлены отдельно, но допускается и валовый порядок нумерации: №1, №2 и т.д. Каждый год нумерация начинается заново;
4. заголовок. Возможно как делать заголовок подробным (например, «Протокол совещания руководителей по вопросу подготовки к весенне-летнему периоду-2023»), так и более общим (например, «Протокол совещания у генерального директора»);
5. текст документа;
6. подписи.

Хранение протоколов

Протоколы совещаний включаются под отдельным индексом в номенклатуру дел предприятия.

Протоколы совещаний исполнительных органов организации хранятся постоянно (ст. 18 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236). Протоколы совещаний у руководителя, касающихся оперативной деятельности, хранятся 5 лет.