Протокол заседания экспертной комиссии

Экспертная комиссия при организации создается для проведения экспертизы ценности документов, которые образуются в ее деятельности. Посредством протокола заседания экспертной комиссии фиксируется ход заседания и принятые в процессе обсуждения решения.

Файлы в .DOC:Бланк протокола заседания экспертной комиссииОбразец протокола заседания экспертной комиссии

Задачи экспертной комиссии

Деятельность экспертной комиссии в организации регулируется Положением об экспертной комиссии. Сама комиссия является, как правило, постоянно действующей, и назначается приказом руководителя предприятия.

Экспертная комиссия призвана решать следующие задачи (они же обычно и ложатся в повестку ее заседания, только в более конкретизированном виде):

• отбор документов, имеющих историческое, экономическое, социальное значение для передачи их в госархив (если организация комплектует архив);
• определение срока хранения документов, имеющих значение в деятельности организации;
• утверждение акта о выделении документов к уничтожению. Более подробно о процедуре оформления акта вы можете прочитать в специальном материале нашего сайта;
• рассмотрение описей дел и номенклатуры дел, подготовка их к утверждению и т.п.

Состав экспертной комиссии

Комиссия создается из числа работников отдела документационного обеспечения, кадровых специалистов, иных руководителей (в зависимости от специфики работы организации).

Председателем комиссии может быть руководитель предприятия или его заместитель по соответствующему направлению деятельности. Секретарем является, как правило, работник, ответственный за архив. Он же ведет протокол заседания.

Дата заседания экспертной комиссии определяется распорядительным документом.

Оформление протокола

Унифицированной формы протокола заседания экспертной комиссии не существует. Форма протокола разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается вместе с Положением об экспертной комиссии. Вы можете воспользоваться имеющимся на нашем сайте бланком и образцом протокола для своих нужд.

Протокол заседания комиссии составляется на обычном листе формата А4 и должен содержать в себе следующие обязательные элементы:

1. «шапку», в которой указываются реквизиты организации (наименование, адрес, для юрлиц – ИНН/КПП);
2. дату и место составления протокола;
3. номер протокола;
4. данные о составе комиссии, участвующей в заседании (председатель, члены комиссии, секретарь);
5. ссылку на приказ, которым утвержден состав комиссии;
6. повестку. Если повестка объемная, допускается ее приложение в качестве дополнительного документа;
7. краткое содержание обсуждения по каждому вопросу повестки (опционально);
8. результаты по каждому вопросу повестки, например: «Согласована опись дел по личному составу отдела кадров за 2024 год», «Выделено к уничтожению 120 единиц дел в соответствии с Приложением №2 к протоколу»;
9. подписи председателя и секретаря.

Что делать с протоколом

Дата и номер протокола заседания экспертной комиссии вносятся в соответствующие:

• номенклатуру дел;
• описи дел;
• акт об уничтожении документов и т.п.

Сам протокол хранится в организации постоянно.