Протокол заседания совета директоров

На заседаниях руководящего состава часто принимаются важные решения, влияющие на работу всей организации. Протокол заседания совета директоров является официальным документом, отражающим ход заседания руководства организации и принятые по его итогам решения.

Файлы в .DOC:Бланк протокола заседания совета директоровОбразец протокола заседания совета директоров

Общие принципы протоколирования

Протокол — достаточно часто встречающийся документ. С помощью протокола оформляются различные допросы, совещания, официальные мероприятия, заседания, происшествия и т.п.

Протокол может быть как подробным, предполагающим дословную запись происходящего в процессе (стенографирование), так и сокращенным, в который вносятся только важные события и решения.

Любой протокол выполняет две функции:

• во-первых, отражает сам ход собрания или совещания (заседания);
• во-вторых, протокол является документом, удостоверяющим факт принятия определенных решений (например, учреждение общества с ограниченной ответственностью, сокращение штата, ввод новой штатной единицы и т.п.).

Дата и повестка заседания определяются заранее. С этой целью по организации может быть издан распорядительный документ.

Ход заседания может фиксироваться как письменно, так и с помощью видео- или аудиозаписи. В этом случае, как правило, составляется сокращенный протокол, в который вносятся только вопросы повестки и решение, принятое по итогам обсуждения. В протоколе в этом случае указываются реквизиты аудио- или видеофайла, с которого была сделана расшифровка.

Кто составляет протокол

Для составления протокола заседания совета директоров, как правило, назначается отдельное лицо — секретарь заседания, на которого возлагается обязанность точно и однозначно отразить в протоколе ключевые точки заседания и смысл вынесенных решений.

В качестве секретаря обычно выступает работник канцелярии или юрисконсульт, но также может быть назначено иное лицо.

Подписываться протокол может как только секретарем и председателем заседания (председателем совета директоров), так и всеми участниками заседания. Как правило, этот вопрос оговаривается заранее.

Как составляется протокол

Любой протокол имеет несколько обязательных разделов, однако для нужд конкретного заседания в него могут быть добавлены и дополнительные пункты. Установленной законом формы протокола заседания совета директоров не существует. Организация может разработать свой собственный шаблон протокола и использовать его.

На нашем сайте вы можете скачать типовой бланк протокола, который можно индивидуализировать под каши нужды.

Для того чтобы протокол заседания совета директоров мог иметь юридическую силу, в нем должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

1. «Шапка». В «шапке» протокола указываются место и дата его составления (иногда время начала заседания).
2. Ниже под шапкой пишется название документа: «Протокол заседания совета директоров (название организации) №…».
3. Под названием перечисляется состав участников заседания, начиная с председателя и заканчивая секретарем. Если на заседании присутствуют приглашенные лица организации и гости со стороны, их также вносят в протокол. Если кто-то из обязательного состава участников отсутствовал, об этом также делается отметка: «Иванов В.В. отсутствовал по причине…».
4. Следующим разделом протокола является повестка. Как правило, повестка заседания включает в себя несколько вопросов и оговаривается до заседания, поэтому ее вносят в протокол до начала заседания.
5. В зависимости от того, полный протокол или сокращенный, расшифровка обсуждения каждого пункта повестки может включать в себя дословную передачу всего высказанного участниками заседания по данному вопросу или только итоги. Под каждым пунктом повестки после обсуждения в протоколе могут быть сделаны промежуточные выводы. Если обсуждение сопровождалось голосованием, то в протоколе отражается общее количество участвовавших в голосовании, количество высказавшихся «за», «против» и количество воздержавшихся.
6. Если на заседании были подняты дополнительные вопросы, они также фиксируются в протоколе с указанием принятых по этим вопросам решений.
7. Итоги заседания. Этот раздел содержит описание принятых на заседании решений и обычно оформляется в виде списка. Например, «по пункту 1 повестки решили», «по пункту 2 повестки решили» и так далее.
8. Подписи. Как правило, протокол подписывают председатель и секретарь совета директоров, однако достаточно одной подписи.

Как оформляется выписка из протокола

В некоторых случаях, особенно если на заседании обсуждается большое количество вопросов, может потребоваться выписка из протокола заседания совета директоров, например, для приобщения к распорядительному документу.

В этом случае из протокола выписываются необходимые данные, а в «шапке» указывается, например: «Выписка из протокола заседания совета директоров Общества с ограниченной ответственностью «Мир» от 11.12.2022 года №34», после чего выписка подписывается секретарем и (если необходимо) председателем совета директоров.