Реестр договоров

Реестр договоров, иначе называемый журналом регистрации договоров, ведется на предприятиях, деятельность которых связана с работой на договорных условиях.Необходимость ведения реестра определяется необходимость удобного доступа к сведениям обо всех сделках и соглашениях, имевших место в процессе ведения предпринимательской деятельности.

Файлы в .DOC:Бланк реестра договоровОбразец реестра договоров

Назначение журнала

Реестр договор является своего рода вместилищем наиболее полной информации:

1. о заключенных договорах, включая сведения о дате их заключения, о контрагенте по каждому договору:
2. о приложениях и дополнительных соглашениях к тому или иному договору;
3. сведения об исполнении договора и об актах приемки товаров или услуг;
4. о работниках предприятия, ответственных за исполнение тех или иных договорных условий и т.д.

На предприятиях с большим объемом договорных отношений реестр может быть разбит на подреестры с систематизацией по типу договоров или по структурным подразделениям, работающим с теми или иными договорами, или по периоду регистрации.

С учетом того, что само ведение реестра определяется внутренними потребностями предприятия, наличие реестра не является обязательным. То есть организации самостоятельно определяют необходимость в реестре договоров.

Ответственный за реестр

Ведение и хранение журнала регистрации договоров возлагается приказом руководителя на конкретного работника. Обычно в качестве ответственного лица назначаются юристы, секретари или работники бухгалтерии.

Структура реестра

Предустановленного унифицированного образца журнала учета договоров не существует. Поэтому графы и таблицы реестра, подлежащего заполнению, предприятия разрабатывают самостоятельно, руководствуясь собственными потребностями.

Более того, вести реестр можно как в бумажном, так и в электронном виде. Объем, количество страниц и прочие элементы также определяются самостоятельно. Однако следует придерживаться принципа, что единожды разработанная форма реестра должна соблюдаться постоянно. Так:

• в бумажном реестре страницы должны быть прошиты и пронумерованы;
• в реестре не должны допускаться помарки и исправления, а если исправления вносятся, они должны быть удостоверены подписью лица, ответственного за ведение реестра.

В рамках данной статьи представлен типовой бланк страницы реестра регистрации договоров. Журнал сшивается или скрепляется степлером. На титульной странице журнала проставляются:

• наименование предприятия;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение реестра;
• дата начала ведения журнала. После того, как все бланки, вшитые в журнал, будут заполнены, делается соответствующая отметка о закрытии журнала.

Оформление реестра

Бланки (страницы) реестра обычно оформляются в виде таблицы, как наиболее целесообразной формы для внесения записей. Графы могут отражать следующие данные:

• дату заключения и номер договора;
• наименования контрагентов и их реквизиты;
• сведения о работнике предприятия, ответственном за конкретный договор;
• вид договора;
• список дополнительных соглашений к договору;
• отметки об исполнении договора, о претензиях по договору или о судебном споре.

При необходимости в таблицу можно включить любые иные сведения, относящиеся к договорной работе.