Реестр описей

Реестр описей – это учетный документ архива организации или архивного учреждения, в котором содержатся данные об описях документов различных фондов, находящихся на хранении в конкретном архиве.

Файлы в .XLS:Бланк реестра описейОбразец реестра описей

Назначение реестра описей

Архивное дело – это подборка документов с общими ценностно-наименовательными характеристиками, каждому из которых присваивается регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел.

Ценностная характеристика дела предполагает определение срока его хранения, который может быть:

• постоянным;
• временным.

Также отдельно в архиве группируются дела личного состава и особо ценные дела.

К каждому тому архивного дела составляется опись, в которой указываются наименования документов, хранящихся в деле, и их номер или номер листа по порядку. По мере увеличения объема архивных дел составляется опись дел, в которую включаются заголовки и даты хранящихся в архиве дел («Срочные трудовые договоры 2018 г. (январь-апрель) Том 1», «Приказы по основной деятельности 2014 г. (июль-сентябрь) Том 3» и так далее).

К каждому виду дел в зависимости от срока их хранения также составляется опись («Опись дел по личному составу», «Опись особо ценных дел» и т.п.).

С учетом того, что архивных дел может быть много, возникает необходимость в систематизации и облегчении поиска нужно документа.

С этой целью дела одной организации (одного источника комплектования архива) объединяются в архивный фонд. Описи дел по фондам формируются в общий реестр, в который включаются данные по содержащимся в ним описям с указанием фонда.

При необходимости, открыв реестр, можно легко найти информацию обо всех описях дел по всем срокам хранения, относящихся к конкретному фонду. Таким образом реестр описи является своего рода маршрутизатором, существенно облегчающим поиск нужного документа.

Составление реестра описей

В настоящее время допускается ведение реестра описей как в письменной (на бумажном носителе), так и в электронной форме. Внесение записей в электронной форме требует наличия у ответственного за ведение реестра электронно-цифровой подписи. Как правило, реестр оформляется в виде журнала, в который периодически вносятся новые записи по мере пополнения фонда.

Унифицированной формы реестра описей не существует, одна имеется ряд обязательных требований к ведению архивных документов, а именно:

• заполнение и ведение реестра осуществляется ответственным работником;
• записи в реестр вносятся в хронологическом порядке;
• день начала ведения реестра и день окончания записывается на титульном листе журнала, в который вшивается реестр;
• журнал прошивается и каждый лист реестра пронумеровывается.

В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать типовой шаблон реестра описей и ознакомиться с образцом его заполнения.

В процессе заполнения в шаблон потребуется внести следующие сведения:

1. наименование архивного учреждения или предприятия, при котором работает архив;
2. дату начала реестра;
3. дату окончания реестра (после внесения последней записи);
4. порядковый номер описи, внесенной в реестр;
5. номер фонда описи;
6. порядковый номер описи;
7. количество дел по категориям документации;
8. временные периоды, в которые велись дела, входящие в опись;
9. количество томов в включаемой в реестр описи.

Реестр подписывают работник, непосредственно составлявший его, а также руководитель архивного подразделения или руководитель предприятия.