Рекомендательное письмо работнику

Рекомендательное письмо от работодателя работнику может быть составлено как после прекращения трудового договора с ним, так и в процессе осуществления работником трудовой деятельности.

Файлы в .DOC:Бланк рекомендательного письма работникуОбразец рекомендательного письма работнику

Зачем может потребоваться рекомендация

Под рекомендательным письмом в делопроизводстве понимается письмо, содержащее в себе описание профессиональных качеств, навыков и умений сотрудника. В отличие от характеристики работника письмо данного вида содержит в себе рекомендацию, а не просто описание качеств.

В некоторых случаях в рекомендации описываются и личные качества сотрудника при условии, что они также соотносятся с трудовыми.

Поскольку достаточно часто целью рекомендации является трудоустройство работника, логично, что составляется оно после расторжения трудового договора между работником и работодателем-рекомендателем. Однако рекомендацию руководитель может написать в любое время.

Так, рекомендация может потребоваться при устройстве работника в качестве совместителя в другую организацию. В этом случае работник продолжает работу у прежнего работодателя, одновременно заключая трудовой договор по совместительству с новым.

Кроме того, рекомендательное письмо может потребоваться при оформлении рабочей визы или участии в миграционной программе. В данном случае к письмам предъявляются особые требования, о которых мы расскажем ниже.

Как составляется рекомендация

Как правило, руководитель организации непосредственным составлением рекомендации на работника не занимается. Исполнителем (фактическим составителем) письма является непосредственный руководитель работника, а руководитель ставит на рекомендации свою подпись, удостоверяя ее.

Вне зависимости от того, кто является фактическим составителем письма, ответственность за его содержание несет руководитель, который его подписал.

В большинстве случаев законом не оговорена обязанность наличия подписи генерального директора/президента на рекомендации. Подписанием таких писем могут заниматься нижестоящие руководители, например, директора по направлению деятельности или даже непосредственные руководители работника.

Исключение составляют письма, направляемые в рамках миграционных программ и для оформления рабочей визы. Они должны быть оформлены на фирменных бланках и подписаны генеральным директором.

Правилами делопроизводства определен ряд требований к письмам вне зависимости от того, какую функцию они выполняют. Так:

1. письмо должно быть написано в официально-деловом стиле;
2. письмо не должно содержать грамматических, стилистических и иных ошибок;
3. в случае если организация использует бланк, письмо может быть оформлено на нем. В противном случае в «шапке» письма должны быть указаны реквизиты организации и ее контактные данные.

Проставление печати на рекомендации не обязательно.

На одного работника может быть составлено сколько угодно рекомендательных писем. Однако, как мы уже заметили выше, составление письма — не обязанность, а право работодателя, и вполне возможно, что обратившемуся за рекомендацией работнику будет в ней отказано.

Имеет ли право работодатель отказать работнику без рекомендации

Трудовым законодательством не оговорена обязанность работника представлять рекомендательное письмо при трудоустройстве. Исчерпывающий список документов, которые работник должен подать работодателю при заключении трудового договора, указан в статье 65 ТК РФ.

Требовать у кандидата другие документы и отказывать в приеме на работу на основании отсутствия у него рекомендательного письма незаконно. В этом случае кандидат может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Форма рекомендательного письма

Унифицированной формы рекомендательного письма работнику не существует. Работодатель может как составить его в свободной форме, так и воспользоваться широко представленными в интернете образцами.

На нашем сайте имеются бланк и образец рекомендательного письма работнику, которыми также можно воспользоваться в работе. В бланк потребуется внести следующую информацию:

1. фамилию, имя и отчество (при наличии) лица, которому дается рекомендация;
2. дату составления рекомендации;
3. сведения о трудовой деятельности работника в организации, выдавшей рекомендацию (на какой должности работал, каков стаж работы в организации, опционально — причина увольнения);
4. профессиональные качества;
5. сведения о награждении (опционально) благодарственными письмами, почетными грамотами как от организации, так и от ведомства.
6. допустимо внесение информации о личных качествах, однако, как мы уже сказали выше, оно будет разумным в случае, если эти качества непосредственно влияют на степень выполнения работников его трудовых обязанностей;
7. подпись и расшифровку подписи руководителя, составившего рекомендацию.

Все подтверждающие документы, например, почетные грамоты или благодарственные письма работник по желанию прикладывает к письму сам.

Напомним, что по письменной просьбе работника работодатель обязан предоставить ему копии документов, относящихся к его трудовой деятельности, в случае, если работник пожелает приложить к письму и их (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы можно выдавать работнику, в том числе и бывшему, на руки, а какие нельзя, мы подробно рассказали в отдельной статье на нашем сайте по ссылке.

Регистрация и хранение

Рекомендательные письма могут регистрироваться делопроизводственными системами организации, как исходящие письма, однако вполне допустимо их и не регистрировать.

На руки работнику выдается оригинал письма. Если письмо регистрировалось, то в дело вкладывается его копия.