Служебная записка

Служебная записка – это способ донесения служебной информации до руководства или коллег по работе. Объем информации или ее направленность значения иметь не будут.

Файлы в .DOC:Бланк служебной запискиОбразец служебной записки

То есть служебная записка может быть способом сообщить руководству о том, что в соседнем отделе пьют чай дольше, чем положено, либо способом сообщить руководителю, как именно следует понимать тот или иной пункт отчета о проделанной работе. Распорядительных функций служебная записка не имеет.

Назначение

Как мы уже сказали, основная функция служебной записки – это донесение информации. Существует также косвенная функция служебной записки, и в силу именно этой функции служебные записки сохраняют свою значимость в трудовых отношениях.

Дело в том, что своевременно написанная служебная записка, касающаяся тех или иных событий, или той или иной информации, имеет охранительную функцию. Она снимает ответственность с лица, который донес информацию, и возлагает ее на лицо, которому информация была донесена.

Например, своевременно отправленная служебная записка по результатам проверки отчета с указанием на те или иные ошибки в отчете снимет ответственность с проверяющего.

Составление

Служебные записки составляются по правилам, оговоренным Инструкцией по делопроизводству предприятия (если она в организации существует) или в свободной форме. Служебная записка может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде, если организация использует электронные системы делопроизводства.

Для обеспечения учета служебных записок в крупных организациях организована их регистрация не только в случае направления «служебки» руководителю, но и в случае, если переписка осуществляется на горизонтальном уровне, от руководителя руководителю.

В текст служебной записки следует включить ряд обязательных элементов, к которым относятся:

1. ФИО, должность, место работы адресата;
2. ФИО, должность, место работы автора записки;
3. наименование документа – «Служебная записка»;
4. предмет служебной записки, например, «О снятии дисциплинарного взыскания»;
5. собственно доносимая до адресата информация;
6. предлагаемые варианты решения вопроса по служебной записке (опционально);
7. список приложений к записке (опционально);
8. дата составления и подпись составителя.

В рамках данной статьи вы можете скачать типовой шаблон служебной записки и ознакомиться с образцом ее заполнения.