Служебная записка на компенсацию ГСМ

Сотрудник может по согласованию с работодателем использовать свое транспортное средство в личных целях. Служебная записка на компенсацию ГСМ составляется в адрес работодателя работником, имеющим право на возмещение произведенных расходов ГСМ.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки на компенсацию ГСМОбразец служебной записки на компенсацию ГСМ

Командировки на личном автомобиле

По поручению работодателя работник может быть направлен в служебную поездку (командировку) в местность, удаленную от его обычного места работы. При этом закон (ст.ст. 166-168 ТК РФ, Постановление правительства №749 от 13 октября 2008 года) не обязывает работодателя обеспечивать проезд работника до пункта назначения, но обязывает его возместить:

• расходы по проезду (покупка билета, оформление визы, если командировка осуществляется заграницу, стоимость заправки транспортного средства и т.п.);
• расходы по найму жилого помещения (проживание в гостинице);
• «суточные», то есть расходы на проживание;
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Никто не запрещает работнику отправиться в командировку на собственном автомобиле. Как мы уже сказали выше, работодатель будет обязан компенсировать ему приобретение ГСМ. Порядок оформления командировочных расходов и, в частности, расходов по проезду, мы подробно разъяснили в статье по ссылке.

Выполнение служебных поручений

Помимо поездок в командировку на личном автомобиле работник по согласованию с работодателем может использовать машину и для «текущих» поездок, например, для развоза документов или получение почтовой корреспонденции или транспортировки сотрудников.

В этом случае мы рекомендуем работодателю и работнику заключить договор аренды автомобиля, согласно которому и будет определяться порядок компенсации расходов работника на заправку автомобиля.

Как оформить служебную записку

Унифицированной формы служебной записки на компенсацию ГСМ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец записки, с которыми можно ознакомиться и использовать в работе. В тексте записки потребуется указать:

1. должность, ФИО руководителя, которому она направляется, и название организации;
2. должность, ФИО сотрудника — автора записки;
3. заголовок, например, «О компенсации ГСМ» или «О компенсации расходов на заправку автомобиля»;
4. основание (ссылка на положение о командировках или на договор аренды, согласно которым работник осуществлял использование личного автомобиля в служебных целях);
5. сумму расходов;
6. список приложений (чеки заправочных станций), которыми обосновывается указанная сумма расходов;
7. дату составления записки.

После подписания записка передается руководителю, который ставит на ней резолюцию и передает в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет компенсацию произведенных работником расходов.