Служебная записка о необходимости нового сотрудника

Служебная записка о необходимости нового сотрудника составляется в случае появления в организации потребности в дополнительном работнике.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о необходимости нового сотрудникаОбразец служебной записки о необходимости нового сотрудника

Штатное расписание

Организационная структура, штатная численность и состав организации определяются с помощью ее штатного расписания. Штатное расписание содержит в себе информацию о том, сколько человек находится в конкретном подразделении на каждой должности, а кроме того содержит информацию о предусмотренных для каждой должности окладе и надбавках.

Штатное расписание утверждается руководителем приказом об утверждении штатного расписания, исходя из нужд организации. На основании штатного расписания закладываются средства в фонд оплаты труда сотрудников и планируются расходы на зарплату.

Внесение изменений в штатное расписание (в рамках нашей статьи под ним мы будем иметь в виду ввод новой штатной единицы или увеличение числа работников в подразделении), таким образом, должно быть экономически целесообразно и обосновано.

Донести до руководителя это обоснование и призвана служебная записка о необходимости нового сотрудника.

Когда может возникнуть необходимость в сотруднике

Как мы уже отметили выше, ввод новой штатной единицы или увеличение числа работников в подразделении всегда связаны с увеличением расходов организации.

Поэтому при составлении служебной записки руководителю подразделения (или иному ее составляющему лицу) потребуется указать причины возникновения такой необходимости. Ими могут быть:

• увеличение нагрузки на отдельных сотрудников в связи с внедрением новых технологий или технических приспособлений (например, появления дополнительных программ);
• увеличение нагрузки на подразделение в целом в связи с расширением штата организации, появлением новых структурных подразделений, существенное расширение зоны обслуживания подразделения;
• снижение эффективности работы подразделения после прошлого сокращения штата и так далее.

Как составить служебную записку

Унифицированных форм служебных записок не существует. В организации правила оформления документов внутренней переписки оговариваются положением или инструкцией по делопроизводству. На них эти локальные акты мы и рекомендуем ориентироваться при составлении служебной записки о необходимости нового сотрудника.

На нашем сайте имеются бланк и образец документа данного вида, которым также можно воспользоваться в работе. Служебная записка пишется на имя руководителя организации. Структура ее следующая:

1. в «шапке» записки в правом верхнем углу указываются должность, ФИО руководителя и название организации, а также ФИО, должность и структурное подразделение работника — автора записки;
2. ниже ставится название документа и опционально – заголовок;
3. ниже в тексте записки указывается необходимое количество сотрудников и их должности, а также указывается причина возникновения необходимости в новом работнике;
4. завершается записка датой и подписью ее автора.

Что дальше

Как правило, руководитель не спешит сразу одобрить расширение штата. По результатам рассмотрения записки может быть дано поручение о проведении хронометража рабочего времени (фотографии рабочего дня) каждого из сотрудников подразделения, куда, по мнению автора записки, требуется работник.

На основании итоговой оценки эффективности работы подразделения, с учетом изложенных в записке аргументов руководитель вынесет окончательное решение. Финальным этапом будет составление приказа о внесении изменений в штатное расписание. После его издания на образовавшуюся вакансию можно будет принимать работника.