Служебная записка о приобретении оборудования

Для нормального осуществления производственных и административных процессов организации необходимо приобретать оборудование. Посредством служебной записки о приобретении оборудования руководитель подразделения или иное лицо доводит до сведения руководителя организации необходимость приобретения оборудования.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о приобретении оборудованияОбразец служебной записки о приобретении оборудования

Необходимость в составлении записки

Под оборудованием понимаются разнообразные средства технологического оснащения, на которых производятся работы или размещаются материалы: станки, приборы, офисная техника, торговые стенды, холодильники и так далее.

Приобретение оборудования может производиться как плановом порядке (на средства, заложенные в бюджете организации на текущий год), так и в экстренном порядке по различным причинам, например, при выходе оборудования из строя.

Приобретение оборудования, как и любая другая сделка, проведенная организацией, вне зависимости от плановости или экстренности, должна быть зафиксирована в бухгалтерских и финансовых документах. Причинами (обоснованием) для приобретения могут быть:

• появление нового рабочего места, которое необходимо оснастить;
• поломка оборудования;
• моральное устаревание оборудования;
• гибель или порча оборудования, например, в результате пожара, и так далее.

Как приобретается оборудование

Служебная записка – первый этап процедуры приобретения оборудования. Как правило, процедура эта выглядит следующим образом:

1. Руководитель подразделения, которому требуется оборудование, составляет служебную записку о необходимости его приобретения.
2. Служебная записка при необходимости согласовывается с экономическим отделом, который дополнительно указывает, заложены ли средства на оборудование в бюджете организации или нет.
3. Записка передается руководителю через канцелярию или напрямую.
4. Руководитель организации, изучив записку, принимает решение о покупке оборудования.
5. Записка с резолюцией передается в подразделение, занимающееся материально-техническим обеспечением, которое приобретает оборудование.

Статья 22 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя обеспечить сотрудников оборудованием, техникой и всем необходимым для выполнения работы.

Поэтому инициировать покупку оборудования может не только руководитель подразделения, но и любой работник, обнаруживший поломку или считающий, что оборудование необходимо. В этом случае пишется докладная записка на имя непосредственного руководителя.

Однако на практике для снижения количества документов и ускорения процесса работнику достаточно сообщить о необходимости приобрести оборудование устно.

Правила составления записки

Поскольку служебная записка о приобретении оборудования является первичным бухгалтерским документом – обоснованием произведенных расходов, к ее содержанию предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» записке.

Так, потребуется указать:

1. какое оборудование требуется (наименование, марка, модель);
2. в какое подразделение;
3. сколько единиц оборудования требуется;
4. почему необходимо приобрести оборудование и, в некоторых случаях, обоснование выбора именно такой марки и модели. Например, многофункциональное устройство будет стоить дороже, но заменит в офисе и принтер, и сканер, и потому в целом его приобретение окажется выгоднее покупки техники по отдельности, и так далее. С этой целью к записке могут быть приложены прайс-листы, счета и иные подтверждающие обоснование стоимости оборудования документы.

Форма служебной записки

К оформлению служебных записок о приобретении оборудования предъявляются те же требования, что и к другим запискам. В организации обычно имеются свои, разработанные и закрепленные в Инструкции по делопроизводству шаблоны записок. На нашем сайте можно скачать образец и бланк записки для ознакомления и работы.

Служебная записка состоит из следующих элементов:

• «шапки», в которой указываются название организации, должность и ФИО руководителя, которому записка адресована;
• названия (Служебная записка);
• заголовка, например, «О приобретении офисной техники»;
• текста записки с указанием данных, о которых мы сказали выше;
• при необходимости – приложений, например, прайс-листов или счетов на оплату;
• даты и подписи лица – автора записки.

Регистрационный номер на записке проставляется работниками отдела документационного обеспечения или иного подразделения, ведущего делопроизводство.

Что дальше

Оригиналы служебных записок, как правило, прикрепляются к счетам на оплату и передаются в бухгалтерию вместе с ними. Там же они и хранятся. В дело служебных записок, если организация таковое ведет, подшиваются копии.