Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о закупке канцтоваровОбразец служебной записки о закупке канцтоваров
Всегда ли нужна записка
Любая организация стремится к максимальному упрощению документооборота и отказу от «лишних» документов, без которых можно обойтись. Мы со своей стороны всегда говорим нашим читателям о необходимости или отсутствии необходимости в составлении определенных документов.
Иногда служебная записка действительно не нужна и обойтись без нее можно. Однако в данном случае составить «служебку» все-таки придется, поскольку сделка купли-продажи, как и любая другая финансовая сделка организации, должна найти свое отражение в бухгалтерских документах.
И служебная записка здесь будет не только информационным, но и первичным бухгалтерским документом, на основании которого и будет инициирована закупка.
Канцелярские товары
Под канцелярскими товарами понимается широкий спектр товаров, с помощью которых обеспечивается офисная деятельность: от ручек до степлеров, от мультифоры до ластиков.
Как правило, в организации примерно знают, какое количество канцелярских товаров определенных видов «потребляют» отдельные подразделения, и закупку производят заранее, на месяц или на квартал вперед.
В этом случае руководителю подразделения потребуется обратиться в службу, ведающую материально-техническим снабжением и запросить канцтовары со склада.
В случае же если канцелярские товары на складе отсутствуют, потребуется их закупить. Процесс закупки в зависимости от структуры организации может выглядеть по-разному. Ниже приведена процедура организации закупки канцтоваров в общем виде:
- Составление служебной записки. В записке указывается количество и вид канцтоваров, которые нужно приобрести.
- Рассмотрение записки руководством. Руководитель организации принимает решение о закупке канцтоваров или отказывает в ней.
- В случае положительного решения записка попадает в подразделение, ведающее снабжением, которое организует собственно закупку.
Служебная записка вместе с другими документами, подтверждающими расходы, остается в бухгалтерии в качестве «первички».
Отметим, что сообщить о необходимости закупки канцтоваров может не только руководитель подразделения, но и любой работник, считающий, что они нужны. Сделать это можно с помощью докладной записки.
Форма служебной записки
Служебная записка о закупке канцтоваров составляется в свободной форме или по форме, принятой в организации. На нашем сайте имеется возможность скачать бланк и образец служебной записки для применения в работе. В самой записке потребуется указать следующие данные:
- данные руководителя, которому направляется записка (ФИО, должность), наименование организации;
- данные лица, составившего записку (ФИО, должность, подразделение);
- заголовок (опционально);
- вид и количество канцелярских товаров, которые необходимо закупить, стоимость закупки (опционально);
- подразделение, для которого требуется канцелярия;
- дату составления.
К записке можно приложить прайс-листы, обосновывающие сумму закупки.
Служебные записки хранятся 5 лет, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.