Служебная записка о замене компьютера

Согласно статье 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечить работника необходимыми техникой и иным оборудованием для нормального исполнения его трудовых функций. С помощью служебной записки о замене компьютера работник доводит до сведения руководителя информацию о замене оргтехники.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о замене компьютераОбразец служебной записки о замене компьютера

Нужна ли служебная записка

Компьютер — электронная вычислительная машина (ЭВМ), на которой выполняются различные работы. Компьютеры относятся к категории оборудования и приобретаются, как правило, в плановом порядке при организации рабочего места определенных категорий работников. Замена компьютера может осуществляться как в плановом, так и в экстренном порядке. Основными причинами замены компьютеры могут быть:

• моральное устаревание;
• поломка;
• гибель, например, в результате пожара, и так далее.

Вне зависимости от того, какой будет замена, приобретение компьютера организацией должно будет найти отражение в бухгалтерских документах. Служебная записка о замене компьютера является первичным документом, обосновывающим приобретение техники.

Процедура приобретения компьютера

Не всегда руководитель подразделения или организации знает о том, что в подразделении вышел из строя/морально устарел компьютер. Служебная (докладная) записка позволяет работнику довести информацию об этом и одновременно просить о замене компьютера.

Как правило, работник доводит информацию о поломке до своего руководителя устно, чтобы не создавать дополнительных ненужных документов. А руководитель подразделения уже составляет служебную записку.

В общем виде оформление замены компьютера выглядит так:

1. Работник или руководитель подразделения пишет на имя руководителя организации служебную записку. В записке указывается причина замены компьютера. Если автор записки знает, какая модель компьютера требуется, он может приложить к записке прайс-листы или указать в ней список технических требований (частота процессора, видеокарта, оперативная память и т.п.) и указать примерную или точную цену покупки. В случае если замена компьютера была запланирована, сумма на его приобретение закладывается в бюджет. Об этом также стоит сказать в записке.
2. Записка поступает к руководителю организации.
3. Руководитель рассматривает записку и принимает решение о покупке компьютера.
4. Записка передается в подразделение, которое занимается закупкой оборудования, и оно производит покупку, заключая договор купли-продажи компьютера.
5. После закупки оборудования записка и счет на оплату передаются в бухгалтерию в качестве «первички».

В различных организациях могут иметься свои особенности документооборота.

Форма служебной записки

Унифицированной формы служебной записки о замене компьютера не существует. В организации, как правило, существуют свои правила составления записок, закрепленные на уровне локального нормативного акта — инструкции по делопроизводству. На нашем сайте имеются бланк записки, который можно скачать и использовать в работе, а также образец для ознакомления.

В записке потребуется указать:

1. наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
2. данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
3. заголовок — опционально, например, «О приобретении компьютера»;
4. причину выхода старого компьютера из строя;
5. просьбу о замене компьютера;
6. дату составления записки;
7. подпись.

Регистрационный номер записки (в случае, если они в организации регистрируются) присвоит служба делопроизводства. Хранится записка в течение 5 лет вместе с другими документами по приобретению компьютера.