Служебная записка о замене принтера

Служебная записка о замене принтера является внутренним документом, с помощью которого работник доводит до сведения руководителя информацию необходимости приобретения этой техники.

Файлы в .DOC:Бланк служебной записки о замене принтераОбразец служебной записки о замене принтера

Зачем нужна служебная записка

Статья 22 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя обеспечить работника всем необходимым, для того чтобы он мог в полном объеме выполнять свою трудовую функцию. Если работнику требуется для выполнения его работы принтер, он может попросить о нем с помощью служебной записки.

Служебная же записка о замене принтера составляется в случаях, когда принтер уже был предоставлен работнику, но:

• сломался;
• морально устарел;
• поврежден или погиб и т.п.

В зависимости от причины замена принтера может быть осуществлена как в плановом порядке, так и в экстренном. В первом случае расходы на приобретение принтера уже заложены в годовом бюджете организации, и от автора служебной записки просто потребуется указать это в качестве обоснования. Во втором случае также потребуется обоснование, однако здесь окончательное решение останется за руководителем.

Вне зависимости от причины и плановости/экстренности замены приобретение принтера потребует отражения в бухгалтерских документах. Служебная записка в этом случае будет являться первичным документом.

Как происходит замена принтера

Работник может сообщить о необходимости замены принтера руководителю устно — это позволит не создавать в организации лишних однотипных документов. И уже руководитель подразделения составляет на имя руководителя организации записку.

В общем виде процедура замены принтера выглядит так:

1. Принтер выходит из строя/устаревает и т.п. Если принтер погиб или был поврежден в результате происшествия или по вине работника, об этом составляется соответствующий акт.
2. Руководитель подразделения узнает о необходимости замены и пишет записку. К записке прикладываются копии документов-обоснований (например, акта об уничтожении имущества в результате пожара).
3. Записка проходит процедуру согласования (например, экономический отдел может сделать для руководителя отметку о том, что средства на замену принтера в бюджете уже заложены).
4. Записка поступает на рассмотрение руководителя организации и получает резолюцию.
5. Записка с резолюцией передается в подразделение, ведающее закупкой оборудования, и оно заключает договор купли-продажи оборудования.
6. После проведения закупки документы передаются в бухгалтерию, где становятся обоснованием к произведенным расходам.

В разных организациях могут быть свои нюансы данного процесса.

Образец служебной записки

Служебная записка может составляться в свободной форме, поскольку унифицированных форм ее не существует. В организации может иметься своя форма этого документа, составленная с учетом особенностей бухгалтерского документооборота. На нашем сайте имеются образец и бланк служебной записки, которыми также можно воспользоваться в работе.

В записку потребуется внести:

1. наименование организации, ФИО, должность руководителя, на имя которого она составляется;
2. данные автора записки — ФИО, должность, подразделение;
3. заголовок, например, «О замене принтера в отделе капитального строительства»;
4. причину замены;
5. принтер, который требуется купить (модель, марка);
6. дату составления записки;
7. подпись.

К записке могут быть приложены прайс-листы и другие документы, которые позволят руководителю составить наиболее полное представление о требуемых затратах и их необходимости.