Файлы в .DOC:Бланк служебной записки об отсутствии работника на рабочем местеОбразец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте
Докладная или служебная
В некоторых интернет-источниках можно прочитать о том, что докладная записка составляется подчиненным в адрес начальства, а служебная — только когда начальники подразделений переписываются между собой.
Отметим, что четко установленного законом наименования документа, посредством которого необходимо сообщать руководству об отсутствии работника на рабочем месте, не существует. Поэтому вне зависимости от того, как назвать документ: служебной ли запиской или докладной, его значение и юридическая сила не изменятся.
Нужен ли акт
Акт об отсутствии работника на рабочем месте может как заменять записку, так и составляться вместе с ней. О том, в каких случаях лучше составить акт и как его правильно оформить, мы рассказали в материале по ссылке.
Отсутствие на рабочем месте и прогул
В соответствии со ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае прогула, то есть:
- невыхода работника на работу без уважительной причины. При этом продолжительность смены значения не имеет;
- отсутствия на работе в течение 4 часов подряд;
- несоблюдение уведомительных сроков, установленных для предупреждения работодателя при увольнении и расторжении как срочного, так и бесссрочного трудового договора;
- увольнение без предупреждения об этом работодателя в случае бессрочного трудового договора;
- самовольный уход в отпуск или использование отгула.
Однако отсутствие работника на рабочем месте не может автоматически считаться прогулом. Работник мог неожиданно заболеть, получить травму, у него могли быть другие уважительные причины невыхода на работу.
Именно поэтому только лишь отсутствие работника на рабочем месте не может быть основанием для издания приказа об увольнении за прогул (как и соответствующая служебная записка).
Кроме того, даже за доказанный факт прогула не всегда следует увольнение. Закон предоставляет работодателю право расторжения договора с прогульщиком, но решение в любом случае остается за руководителем организации.
Как составляется записка
Донести информацию о том, что работник отсутствует на своем рабочем месте, до руководителя может любой сотрудник.
Записка может быть составлена в свободной форме, написана от руки или набрана на компьютере — это не имеет значения. Главное, чтобы ее содержание ясно давало понять:
- кто отсутствует;
- где отсутствует;
- в течение какого периода отсутствует.
На нашем сайте имеются бланк и образец записки, которыми можно воспользоваться в работе. В строки бланка потребуется внести следующие данные:
- ФИО, должность руководителя, на имя которого пишется записка, название организации;
- данные автора записки: ФИО, должность, подразделение;
- дату составления записки;
- данные работника, который отсутствует, время его отсутствия. Формулировка может быть следующей: «Довожу до вашего сведения, что повар отдела готовой продукции Татьяна Сергеевна Шорникова сегодня, 12 мая 2023 года, отсутствовала на рабочем месте с 08 00 до 12 00 часов»;
- подпись составившего записку лица.
Если свидетелем отсутствия работника были и другие лица, их можно включить в текст записки путем внесения в нее следующей фразы: «Отсутствие Т.С. Шорниковой на работе могут подтвердить…». Также потребуется указать должности упомянутых работников.
Составление служебной записки должно иметь место в тот же день, когда работник отсутствовал или (если, например, не явился на работу вовсе) на следующий.
Связано это с тем, что на применение мер дисциплинарного воздействия в отношении прогульщика отводится месяц с момента, как факт прогула был обнаружен. За это время руководитель должен отобрать у работника объяснение и провести, в случае необходимости, служебное расследование для решения вопроса о виде наказания.
Что дальше
Служебная записка передается руководителю, на чье имя она написана. В дальнейшем, если работник все-таки будет наказан, она становится частью приложений к приказу о дисциплинарном взыскании.