Сопроводительная записка

Сопроводительная записка или сопроводительное письмо является одним из самых распространенных в делопроизводственной практике видов писем. С помощью сопроводительной записки отправитель документов или ценностей обеспечивает исполнение требований делового этикета.

Файлы в .DOC:Бланк сопроводительной запискиОбразец сопроводительной записки

Куда и кто

Сопроводительная записка может являться как самостоятельным документом, так и составленным в ответ на какой-то запрос о предоставлении документов. И в первом, и во втором случае сопроводительная записка играет роль письма-подтверждения отправки конкретных документов, а во втором случае еще и подтверждает исполнение запроса.

Сопроводительная записка может быть как внутренним документом организации (в таком случае она будет носить более верное название служебной записки и не будет подлежать оформлению на фирменном бланке), так и документом, адресованным сторонней организации или физическому лицу. Суть и содержание документа от этого не изменятся.

Составляется сопроводительная записка:

• руководителем организации, главным бухгалтером или их заместителями в случае, если документы направляются в стороннюю организацию и если у заместителей есть такие полномочия;
• непосредственно исполнителем запроса (руководителем подразделения) в случае, если записка адресовано в другое подразделение организации.

О чем

По своей сути сопроводительная записка — это вспомогательный документ. фиксирующий только факт отправки тех или иных документов. Поэтому главным условием правильного составления сопроводительного письма будет подробное перечисление прилагающихся к нему документов с указанием их реквизитов.

Если помимо сведений об отправке сопроводительная записка содержит и другие данные, например, предложение, ответ на вопрос или даже запрос, то такое письмо сопроводительной запиской лучше не называть, а оформлять его как ответ на запрос или самостоятельный запрос.

Структура сопроводительной записки

Форма сопроводительной записки законом не регламентирована. На нашем сайте имеется шаблон сопроводительной записки, который можно использовать как образец. Сопроводительная записка имеет следующую структуру:

1. «шапка». В ней содержатся данные адресата, то есть того, кому направлены документы: наименование организации, ФИО и должность руководителя или иного лица — получателя документов;
2. название документа: «Сопроводительная записка» или «О направлении документов»;
3. текст записки. Если записка сопровождает документы, предоставляемые в ответ на какой-то запрос, то в тексте указываются дата запроса и его номер;
4. собственно перечисление направляемых документов. Опционально указывается количество листов в документах;
5. подпись составившего сопроводительную записку листа и должность.

Ответственность соответствие отправляемого пакета документов тому, что указано в записке, несет лицо, подписавшее документ.

Поскольку неисполнение запросов контролирующих органов, суда, налоговой инспекции может повлечь за собой неприятные для организации последствия, рекомендуется подтверждать получение адресатом документов. С этой целью при передаче документов лично в руки на втором экземпляре сопроводительного письма работник канцелярии, принявший документы, должен проставить штамп и дату приема и подпись. Если же документы направляются почтой, рекомендуем направлять их как заказное письмо с уведомлением о вручении.