Сопроводительное письмо к акту сверки

С целью сверки взаиморасчетов по заключенным между ними договорам контрагенты могут направлять друг другу акты сверки. Сопроводительное письмо к акту сверки является вспомогательным документом, уточняющим причину отправки и количество направляемых актов.

Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письма к акту сверкиОбразец сопроводительного письма к акту сверки

Зачем нужно сопроводительное письмо

Отметим сразу, что сопроводительное письмо — исключительно дань правилам делового этика, но никак не установленная законом обязанность.

Акт сверки взаиморасчетов может быть направлен организацией и без сопроводительного письма, если так решат контрагенты. Однако оформление сопроводительного письма все же применяется на практике достаточно часто, поскольку помимо самой информации о направлении документов в нем содержатся:

• данные адресата;
• реквизиты направляемых документов, а также количество листов и экземпляров каждого документа;
• сведения о документе-запросе, в ответ на который направляются акты;
• сведения о номере и дате составления самого письма.

Таким образом, сопроводительное письмо выполняет роль описи отправляемых документов, а также фиксирует конкретный делопроизводственный факт (ответ на запрос) в случае, если акты предоставлялись по запросу.

Кто составляет и отправляет письмо

Сопроводительное письмо к акту сверки составляет ответственный за делопроизводство бухгалтерии. Он же будет являться ответственным за соответствие содержания отправки тому, что указано на письме (то есть будет отвечать за то, чтобы нужному контрагенту были отправлены нужные акты).

Отметим, однако, что перед законом ответственность за верность и полноту предоставляемых сведений всегда несет руководитель, подписавший письмо.

Подписывается письмо главным бухгалтером или руководителем организации, после чего регистрируется в канцелярии и передается контрагенту лично, курьером или почтой.

Структура письма

Форма сопроводительного письма законом не установлена. Оно может отправляться как на фирменном бланке, если организация им пользуется, так и на обычном листе формата А4. В последнем случае в «шапке» письма потребуется указать сведения об организации.

Само письмо имеет следующую структуру:

1. дата и исходящий номер (присваивается после подписания);
2. заголовок, например, «О направлении акта сверки»;
3. текст письма, в котором фиксируется факт направления акта и приводятся его реквизиты, количество экземпляров и количество листов, например, «Направляю неподписанные акты сверки взаиморасчетов от 12.05.2023 №69 в 2 экз. на 2 листах, а также протоколы разногласий в 2 экз. на 2 листах»;
4. должность, подпись автора письма, ее расшифровка.

Сопроводительные письма хранятся 5 лет, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.