Сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Акт выполненных работ направляется контрагенту в рамках исполнения договоров подряда. Сопроводительное письмо к акту является вспомогательным документом, с помощью которого отправитель может сообщить получателю акта дополнительные сведения о нем.

Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письма к акту выполненных работОбразец сопроводительного письма к акту выполненных работ

Обязательно ли направлять сопроводительное письмо

Контрагенты могут направлять друг другу акты выполненных работ и без приложения сопроводительного письма, если того пожелают. В случае если по акту не требуется пояснений, сопроводительное письмо будет являться исключительно данью деловому этикету.

Однако на практике «сопроводиловки» оформляются достаточно часто, поскольку:

• содержат данные направляемых документов и дату их направления, то есть играют роль одновременно описи направляемых документов и подтверждения факта их направления. Это может сослужить хорошую службу, например, при оформлении претензии к договору подряда;
• позволяют предоставить дополнительную информацию по актам, в случае если контрагенту требуется ее предоставить. Например, уточняют сроки подписания актов другой стороной или их реквизиты в случае замены и так далее;
• позволяют включить акты в переписку по договору подряда на выполнение работ, поскольку сопроводительное письмо является регистрируемым отправлением.

Как составляется письмо

При составлении сопроводительного письма следует руководствоваться общепринятыми правилами делопроизводства. Так:

• письмо подписывается руководителем организации или главным бухгалтером и направляется, соответственно, руководителю организации;
• письмо составляется в официально-деловом стиле, без орфографических и иных ошибок;
• в письме перечисляются все прилагаемые к нему документы с указанием их номеров, дат составления, количества экземпляров и листов. Если прилагаются копии, о этом также делается отметка.

Форма сопроводительного письма к АВР

Унифицированных форм сопроводительных писем не существует. Сопроводительные письма к актам выполненных работ составляются по образцу деловых писем, закрепленному в организации на уровне положения/инструкции по делопроизводству. На нашем сайте имеются бланк и образец сопроводительного письма, которыми можно воспользоваться в работе.

Если организация использует фирменный бланк, то письмо оформляется на нем. В противном же случае в верхней части письма (т.н. «шапке») потребуется указать сведения об отправителе: название организации, адрес, телефон.

В письме потребуется указать следующую информацию:

1. ФИО, должность руководителя, которому направляется письмо, название организации — получателя актов;
2. сведения о запросе (дату, номер исходящего письма), если акты направляются в ответ на запрос контрагента;
3. сведения о договоре или договорах, по которым направляются акты;
4. сведения о направляемых актах, например, «направляю вам подписанные с нашей стороны акты выполненных работ №№ АВР-1, АВР-2» или «направляю вам неподписанные акты выполненных работ с актом разногласий к ним»;
5. срок, в течение которого контрагент должен подписать акт (если акты направляются для подписания);
6. список приложений к письму;
7. должность руководителя — автора письма, ФИО, подпись.

Направление письма

Сопроводительное письмо (и, соответственно, акты выполненных работ) могут быть направлены контрагенту различными способами:

• лично или через курьера. В данном случае мы рекомендуем оформить два экземпляра письма. Первое вместе с актами останется у контрагента, а на втором работник канцелярии, принявший письмо, должен будет поставить отметку о его получении с датой получения;
• почтой России. В этом случае оформить пакет желательно как заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Сопроводительные письма хранятся 5 лет, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.