Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Коммерческое предложение направляется организацией или предпринимателем потенциальным контрагентам. При необходимости и в целях соблюдения делового этика предложение может быть направлено с сопроводительным письмом.

Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письма к коммерческому предложениюОбразец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Назначение сопроводительного письма

Круг использования сопроводительных писем достаточно широк: от сопроводительных писем к уточненным декларациям для ФНС до сопроводительных писем к договорам и документам по ним. Основными функциями «сопроводиловок» являются следующие:

1. регистрация отправления. Коммерческие предложения достаточно часто оформляются в виде брошюр и, соответственно, не регистрируются в системе делопроизводства. Сопроводительное же письмо, поскольку является исходящим документом, подлежит регистрации. Таким образом, зная реквизиты письма, можно проверить, было ли направлено предложение конкретному контрагенту и когда;
2. опись документов. Помимо собственно коммерческого предложения клиенту может быть направлена карточка предприятия или даже проект договора. В сопроводительном письме все эти приложения также будут указаны;
3. возможность представления дополнительной информации. Если отправитель пожелает, он может сообщить в письме дополнительную информацию по предложению.

Несмотря на все это, сопроводительное письмо к коммерческому предложению составлять необязательно. Если отправитель считает, что оно не нужно, то отправить предложение можно и самостоятельно.

Составление письма

При составлении всех без исключения деловых писем необходимо соблюдать следующие правила:

• письмо должно быть написано в официально-деловом, нейтрально-благожелательном стиле;
• в письме не должны содержаться орфографические, грамматические ошибки;
• письма, адресованные на имя руководителя организации, подписываются также руководителем организации.

Скреплять печатью сопроводительные письма не требуется, однако если организация использует печать и руководитель того желает, то это не запрещено.

Форма сопроводительного письма

Унифицированных форм делопроизводственных писем данного типа не существует. Организация (предприниматель) может составить письмо в свободной форме. На нашем сайте имеются бланк и образец сопроводительного письма к коммерческому предложению, который можно использовать в работе. В шаблон потребуется внести следующие данные:

1. в «шапку» документа в его верхней части — данные об отправителе (наименование организации, адрес, телефон). Если у организации имеется фирменный бланк, то письмо отправляется на нем. В этом случае указывать данные не нужно;
2. данные адресата, то есть того, кому направляется коммерческое предложение (наименование организации, ФИО и должность руководителя или иного лица — получателя документов);
3. заголовок: «О направлении коммерческое предложения»;
4. текст письма, в котором сообщается о направлении письма;
5. список приложений с указанием количества экземпляров и листов;
6. должность, подпись, расшифровка подписи автора письма — руководителя организации.

После подписания письмо регистрируется и направляется адресату любым удобным способом. В дело исходящих документов вкладывается копия письма.