Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письма в налоговую инспекциюОбразец сопроводительного письма в налоговую инспекцию
О «сопроводиловках»
Сопроводительные письма в делопроизводственной практике встречаются часто. Организации обмениваются документами, сведениями, товарами — и для того, чтобы сообщить контрагенту, что и зачем было ему направлено, и составляется сопроводительное письмо.
Как и другие виды деловых писем, сопроводительные письма делятся на:
- внутренние (тогда они называются записками);
- внешние, направляемые в другие организации, в том числе и в налоговую.
Кроме того, «сопроводиловки» бывают:
- инициативными, то есть инициирующими деловую переписку;
- ответными, то есть направляемыми в ответ на другое письмо.
Кто может подписывать
К сопроводительным письмам, направляемым в рамках внешней переписки, существует определенные требования. Так, автором сопроводительного письма в другую организацию может быть только ее руководитель или иное лицо, имеющее официально ему делегированное (как правило, с помощью доверенности на право подписи документов) право подписывать официальные документы и вести связанную с этим переписку от лица организации.
В делопроизводстве сложилась практика подписания сопроводительных писем, в том числе, в налоговую, самим руководителем или главным бухгалтером организации. Если же подписывает ее другое лицо, принято указывать реквизиты доверенности, на основании которой такая подпись представляется.
Роль «сопроводиловки»
Основная информация, которую организация направляет в налоговую инспекцию, содержится не в сопроводительном письме, а в документах, которые направляются.
Однако не стоит недооценивать роль сопроводительного письма. В деловой переписке «сопроводиловки»:
- играют роль описи вложения, поскольку содержат в себе список направляемых документов со всеми реквизитами;
- свидетельствуют о том, что организация ответила на конкретный запрос, и позволяют узнать, когда именно.
Форма сопроводительного письма в налоговую
Унифицированной формы сопроводительного письма в налоговую инспекцию не существует. Организации могут использовать принятые у них формы или воспользоваться нашим функциональным шаблоном, в который потребуется внести конкретные данные:
- сведения об отправителе письма (в случае, если организация использует фирменный бланк, эти данные уже будут интегрированы в него. Если же нет, потребуется указать название организации — отправителя письма/документов, юридический адрес, основные реквизиты: КПП/ИНН, телефон);
- название письма (опционально);
- сведения о том, с какой целью/во исполнение чего/в ответ на какой запрос направляется данное письмо. Приводятся дата и номер запроса или номер закона/статьи НК РФ;
- перечисление направляемых документов с указанием их реквизитов, количества листов и количества экземпляров;
- подпись автора письма.
После подписания письмо регистрируется в канцелярии и ему присваиваются дата и исходящий номер.
Отправка
Направляться сопроводительные письма могут любым удобным для отправителя способом:
- лично или через курьера. В данном случае рекомендуется сделать два экземпляра письма, на одном из которых работник налоговой, принявший письмо, проставит штамп с датой получения;
- почтой. В этом случае рекомендуется оформлять письма как заказные с уведомлением о вручении.