Свидетельство о принятии на хранение документов

Свидетельство о принятии на хранение документов является подтверждением факта передачи документов нотариусу в силу ст. ст. 97-98 Основ законодательства РФ о нотариате. Само понятие документа, при этом, в соответствии с Постановлением №28 Госстандарта РФ от 27.02.1998 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривается, как совокупность информации, имеющей идентификационные признаки и зафиксированной на материальном носителе.

Файлы в .DOC:Бланк свидетельства о принятии на хранение документовОбразец свидетельства о принятии на хранение документов

Виды документов

Нотариус принимает на хранение документы на любом носителе, за исключением информации в электронной форме, так как подобный способ фиксации и хранения информации не урегулирован Основами законодательства РФ о нотариате.

Процедура приема документа

При приеме документов на хранение нотариус составляет их опись в двух экземплярах. Первый экземпляр передается владельцу передаваемой на хранение информации, а второй остается у нотариуса в составе документов по конкретному нотариальному действию.

В опись включаются следующие сведения:

1. данные нотариуса – ФИО и наименование нотариальной конторы, в которой он осуществляет свою деятельность;
2. ФИО и анкетные данные владельца информации, передаваемой на хранение;
3. идентифицирующие признаки информации – оригинал или копия, на каком носителе, краткое описание содержания информации, например, «решение суда от 1.02.2019 года» или «аттестат о среднем образовании, выданный на имя…»;
4. состояние передаваемого документа – чистый, грязный, со следами плесени, с кляксами, с надрывами или следами склейки и т.д. Как правило, эти сведения носятся в опись очень тщательно, поскольку хранение подразумевает, что по истечении срока хранения нотариус обязан вернуть документ в том состоянии, в котором принял его.

Оба экземпляра подписываются владельцем документа и нотариусом, принявшим его на хранение. Возможен прием документов на хранение и без описи, но при условии, что:

• владелец документа письменно попросит об этом;
• сам документ будет тщательно упакован. При приеме документа на хранение нотариус опечатает упаковку, и на ней проставят свои подписи владелец документа и сам нотариус.

Свидетельство о принятии документов на хранение

Как мы уже говорили выше, свидетельство о принятии документов на хранение выдается нотариусом в подтверждение факта передачи ему документов.

Форма свидетельства о принятии утверждена Министерством Юстиции РФ. В свидетельстве последовательно излагаются следующие сведения:

1. место выдачи свидетельства;
2. дата выдачи свидетельства (цифрами и прописью);
3. текст свидетельства с указанием факта приема документов у конкретного владельца (ФИО, место жительства) конкретным нотариусом (ФИО, наименование нотариальной конторы и ее адрес);
4. наименование документа со ссылкой на прилагаемую опись;
5. срок, на который документ был принят на хранение (цифрами и прописью);
6. сведения о проверке личности владельца документа;
7. регистрационный номер нотариального действия по реестру.

Заверяется свидетельство подписью и печатью нотариуса. Составляется свидетельство в двух экземплярах, один из которых выдается владельцу, а второй остается в нотариальном деле.

Возврат принятых на хранение документов

Документы всегда принимаются нотариусом на хранение на четко определенный срок.

По истечении этого срока документы возвращаются лицу, сдавшему их на хранение, либо его доверенному лицу.

Досрочный возврат возможен в двух случаях:

• по заявлению лица, сдавшего документы;
• по судебному решению (приговору), вступившему в законную силу.

Возвращая документы, нотариус:

• сверяет их с описью и свидетельством, хранящимися в нотариальном деле;
• проверяет личность лица, получающего документы, и его полномочия на получение этих документов.

Если личность получающего не вызовет у нотариуса сомнений, а у документов не будет расхождения с описью и свидетельством, то документы выдаются на руки получающему лицу под расписку, которая также будет приложена к нотариальному делу.