Сводная номенклатура дел

Сводная номенклатура дел представляет собой каталог-перечень ведущихся в организации дел. Как правило, она составляется на основе номенклатур подразделений организации.

Файлы в .DOC:Бланк сводной номенклатуры делОбразец сводной номенклатуры дел

Всегда ли нужно составлять

Организации, передающие свои документы после завершения делопроизводства в государственные или муниципальные архивы, составлять и вести номенклатуру дел обязаны в соответствии с требованиями законодательства. Эту обязанность оговаривают специальные Правила (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Частным организациям эта обязанность не вменена, однако, как показывает практика, крупные организации прибегают к составлению номенклатуры дел достаточно часто, поскольку обычно комплектуют свои, частные архивы.

Функции

К основным функциям номенклатуры дел относятся:

• обеспечение учета ведущихся дел в подразделениях как по количеству, так и по наименованиям (играет роль справочника-каталога);
• определение сроков хранения различных групп документов. На основе номенклатуры дел организации составляют описи дел постоянного и временного хранения, а также выделяют документы с истекшим сроком хранения к уничтожению.

С чего начать

В небольших организациях может сразу составляться сводная номенклатура дел; в организациях более крупных сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел подразделений.

Номенклатуры дел отделов и служб составляются их руководителями при участии начальника канцелярии/архива или иного лица, ответственного за делопроизводство.

Начальник канцелярии помогает оформить номенклатуру в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству или иного документа, регламентирующего правила оформления документации на предприятии, и определить сроки хранения документов.

Сводная же номенклатура дел:

1. после составления и до утверждения подлежит согласованию (опционально) с экспертной комиссией организации (или архивного учреждения в случае, если организация комплектует архив). Требуется согласование с ЭПК обычно в случаях, когда самостоятельно ответственное за архив или документоведение лицо затрудняется определить срок хранения конкретных документов. Заседание экспертной комиссии оформляется протоколом, номер которого также вносится в документ. О том, как оформляется работа экспертной комиссии, можно прочитать по ссылке;
2. составляется в конце текущего года на следующий и утверждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия. После утверждения ее использование становится обязательным для всех подразделений;
3. должна быть включена сама в себя под соответствующим индексом.

Как присвоить номера делам

При составлении документа следует опираться на организационную структуру предприятия. В соответствии с ней подразделениям присваиваются индексы, под которыми они и их дела будут фигурировать в номенклатуре.

Традиционно присвоение индексов начинают с «верхушки» организационной структуры, то есть с управления. Подразделения, находящиеся «ниже», должны иметь в индексе и свой, уникальный номер, и указание на руководителя, в чью структуру подчиненности они входят. Например:

• индекс 01 присваивается документам генерального директора;
• индекс 02 присваивается первому заместителю генерального директора — директору по административной работе;
• индекс 02-01 присваивается управлению документационного обеспечения, находящемуся в подчинении первого заместителя;
• индекс 02-01-01 присваивается архиву, находящемуся в подчинении управления документационного обеспечения, и т.п.

Таким образом, каждое верно оформленное дело будет содержать в себе информацию:

• о месте дела в структуре дел подразделения;
• о месте подразделения в оргструктуре организации.

Если организационная структура меняется (подразделения реорганизовываются, исключаются, добавляются), то новому подразделению присваивается индекс с учетом новой организационной структуры. С этой целью в каждом разделе оставляется несколько пустых строк, в которые при необходимости от руки вписываются новые индексы.

Изменения утверждаются в номенклатуру на следующий год. Индексы для вновь созданных подразделений могут быть утверждены приказом руководителя в течение года.

Форма и разделы

При оформлении номенклатуры дел частным организациям можно использовать ее образец, имеющийся в Правилах работы архивов (утверждены Росархивом в 2002 году). Для государственных организаций форма обязательна, кроме того, отдельными ведомствами могут утверждаться свои формы номенклатур.

На сайте представлен образец, которым можно воспользоваться для своих нужд. В структуре номенклатуры дел выделяют:

1. «шапку». В «шапке» содержится гриф утверждения документа с датой, ФИО и должностью утвердившего его руководителя и его подписью, а также название, номер документа и период действия (например, «Номенклатура дел №1 ООО «Алмаз» на 2024 год»);
2. собственно таблицу номенклатуры;
3. итоговую запись.

Что включать в таблицу

В таблице номенклатуры дел содержатся следующие разделы:

1. номер по порядку;
2. номер (индекс) дела;
3. название (заголовок) дела;
4. количество дел;
5. срок хранения дел согласно Перечню документов, образующихся в деятельности предприятий (последний утвержден в 2019 году);
6. примечания (в разделе делаются отметки об убытии дел, порче, гибели и т.п.).

Итоговая запись

Завершается номенклатура дел итоговой записью. Она располагается под таблицей и содержит в себе информацию:

• об общем количестве дел, включенном в номенклатуру;
• о номерах дел, в т.ч. литерных;
• о согласовании с ЭПК и ЦК архива, если проводилось.

Итоговая запись заполняется на основании раздела «Количество дел (томов)» в конце года.

Что дальше

Оригинал номенклатуры хранится в подразделении, ответственном за делопроизводство. Копии (выписки) раздаются по соответствующим подразделениям для использования в работе.