Уведомление об отпуске

Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ за каждый отработанный в организации год работнику должен предоставляться оплачиваемый отпуск, порядок и очередность предоставления которого определяется утвержденным на уровне организации графиком отпусков.

Файлы в .DOC:Бланк уведомления об отпускеОбразец уведомления об отпуске

Трудовое законодательство закрепляет обязанность работодателя направлять работнику уведомление об отпуске в срок не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Немного об отпусках

Официально трудоустраиваясь, то есть заключая с работодателем трудовой договор, работник приобретает все гарантированные ему законом обязанности и права.

Право на отпуск возникает у сотрудника спустя полгода после начала трудовой деятельности в организации. При этом за работником:

• сохраняется его рабочее место;
• сохраняется его средний заработок.

В соответствии со ст. 115 Трудового кодекса длительность основного ежегодного отпуска определена в 28 календарных дней. Некоторым категориям работников положено более продолжительное время отдыха. Как правило, это обусловлено:

• наличием тяжелых условий труда;
• нахождением рабочего места в местах с суровыми климатическими условиями (Крайний Север и приравненные к нему местности);
• при ненормированной продолжительности рабочего дня и т.п.

Длительность дополнительного отпуска для каждой категории работников регламентируется соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.

Кроме того, работнику предоставляются и другие виды отпусков:

1. по беременности и родам;
2. отпуск для прохождения сессии (аттестации) в среднем и высшем учебном заведении;
3. неоплачиваемые отпуска.

График отпусков

Для организаций с маленьким штатом составление какого-то документа, определяющего порядок ухода работника в отпуск, может быть и не нужным, однако если в организации работает большое количество сотрудников, уследить за тем, кто и когда уходит в отпуск, попросту трудно.

Кроме того, уход в отпуск предполагает не только поиск и организацию замены (в случае необходимости), но и выплату отпускных, которые должны быть перечислены работнику не менее чем за 3 дня до начала отпуска.

Статья 123 ТК РФ оговаривает составление графика отпусков для определения очередности, согласно которой сотрудникам предоставляется отпуск.

График составляется в конце года, обычно сначала по подразделениям, а затем — сводный, по всей организации. После составления и утверждения в обязательном порядке проводится ознакомление работника с графиком.

Однако то, что несмотря на то, что ТК РФ прямо говорит об обязательности и графика отпусков и для работодателя, и для сотрудника, на практике то, что работник ознакомлен с графиком под подпись, вовсе не означает, что он обязан уйти в отпуск в указанный в нем день и на указанный срок.

При возникновении необходимости работник может как перенести начало отпуска на более ранний или поздний срок, так и вообще разделить отпуск на несколько частей, а также написать заявление на неоплачиваемый отпуск, если посчитает, что хочет отдохнуть за свой счет. Другое дело, что работодатель может с таким желанием не согласиться.

Кроме того, женщина может уйти в отпуск по беременности и родам, а работник-студент — уехать на сессию и уйти таким образом в учебный отпуск.

Инициатива о переносе отпуска может исходить и от работодателя, например, в случае возникновения производственной необходимости, для предупреждения нарушения рабочих процессов.

График отпусков модифицируется на основании:

• заявления работника;
• согласия работника на перенос отпуска.

Поскольку нарушения трудового законодательства порождают достаточно большое количество споров, часть из которых оканчивается разбирательствами в зале суда, и заявление, и согласие сотрудника должны быть составлены в письменном виде.

Обязательность уведомления

Как уже было сказано выше, при уходе работника в отпуск по графику работодатель обязан в письменном виде уведомить его о начале отпуска не менее чем за две недели.

За нарушение порядка уведомления работника о начале отпуска предусмотрено административное наказание по статье 5.27 КоАП РФ. Согласно этой статье:

• работодателя-ИП ждет штраф в размере от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
• должностное лицо могут оштрафовать на 1000 – 5000 рублей;
• работодателю – юридическому лицу придется уплатить от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей штрафа.

Кроме того, работник, своевременно не получивший уведомление, может отказаться уйти в отпуск по графику и потребовать у работодателя переноса запланированного отпуска на удобное ему время.

Отметим, что если отпуск предоставляется не по графику, а на основании письменного заявления работника (в том числе, об уходе в отпуск по беременности и родам или в учебный отпуск), то уведомлять работника об отпуске не нужно. Достаточно самого заявления.

Уведомляем работника

Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.

Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:

1. «шапка», то есть сведения об организации, ее наименование, адрес, если необходимо, телефон;
2. название, дата составления и регистрационный номер (если по правилам делопроизводства конкретной организации такие документы регистрируются);
3. должность, фамилия, имя и отчество адресата уведомления;
4. начальные и конечные даты отпуска;
5. общее количество дней отпуска;
6. подпись сотрудника, составившего уведомление;
7. подпись самого сотрудника и дата ознакомления.