Ведомость на выдачу заработной платы

Ведомость на выдачу заработной платы работникам отражает сведения о заработной плате, начисленной и выданной работникам предприятия за определенный период.

Файлы в .XLS:Бланк ведомости на выдачу заработной платыОбразец ведомости на выдачу заработной платы

Назначение ведомости

Платежная ведомость применяется для фиксации выдачи заработной платы работникам в кассе, то есть наличными. Если заработная плата переводится на банковскую карту, документ не составляется.

Отметим, что это не единственное назначение данной ведомости, но в контексте данной статьи мы поговорим исключительно о нем.

Ведомость рационально использовать в компаниях с большим количеством персонала. Небольшие организации чаще применяют приходно- и расходно-кассовые ордера, поскольку успевают выдать всю зарплату в один день. Необходимость в составлении именно ведомости, таким образом, определяет руководство организации.

Кто составляет ведомость

Составлением ведомости занимается работник бухгалтерского подразделения. После заполнения документ утверждается руководителем и затем передается работнику, выдающему заработную плату. Деньги сотрудникам выдаются на основании ведомости.

Оформление ведомости

На нашем сайте можно скачать образец и бланк ведомости на выдачу заработной платы по форме Т-53, однако отметим, что с 2013 года применение унифицированных бланков за некоторым исключением не является обязанность организации. Организация может разработать свой бланк ведомости при условии, что в него будут включены все обязательные сведения.

Если утверждается свой бланк, его необходимо закрепить в учетной политике организации. Без этого он будет недействителен.

На первом листе документа указываются следующие данные:

1. полное наименование организации;
2. структурное подразделение, на работников которого составляется ведомость. Название указывается в соответствии со штатным расписанием;
3. код организации по ОКПО;
4. цифра 70 — в строке «корреспондирующий счет;
5. срок действия документа;
6. общая сумма за расчетный период цифрой и прописью;
7. дата составления документа;
8. порядковый номер документа;
9. период, за который по данной ведомости выплачивается заработная плата.

Здесь же имеются строки для подписей и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера. Эти лица проставляют подписи и дату после заполнения бухгалтером ведомости.

Срок действия ведомости не может быть менее чем 5 дней с момента ее подписания.

Второй лист ведомости представлен таблицей, в которую потребуется внести данные. Так, в таблице на втором листе документа указываются:

1. номер по порядку;
2. табельный номер сотрудника, на которого начисляется заработная плата;
3. фамилия, имя и отчество сотрудника;
4. сумма начисленной заработной платы;
5. подпись работника, получившего деньги;
6. примечания. Здесь могут быть приведены ссылки на различные документы, например, на доверенность на получение зарплаты в случае, если ее получит в кассе представитель работника.

В итоговой записи указывается общая начисленная работникам сумма. Ведомость на выдачу заработной платы утверждается руководителем организации, после чего передается кассиру.

Как закрыть документ

Как мы уже указали выше, срок действия ведомости не может быть менее пяти дней. По истечении срока действия ведомость должна быть закрыта, даже если заработную плату получили не все работники (например, кто-то заболел или был в отпуске без содержания).

В этом случае напротив имен этих работников в графе «подпись работника» проставляется отметка «депонировано».

Сведения об общей задепонированной сумме вносятся в платежную ведомость, и ведомость заверяется подписью бухгалтера, который внес запись.

Сумма выданных работнику денег вносится в расходно-кассовый ордер. Номер и дата ордера также указываются в ведомости.

Хранение документа

Ведомости на выдачу заработной платы хранятся в бухгалтерии, а затем и в архиве организации в течение шести лет — в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников.

Если же лицевые счета не ведутся, то хранить документы нужно не менее 50 лет (статья 295 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236).

После истечения срока хранения производится уничтожение документа в установленном законом порядке.