Файлы в .XLS:Бланк ведомости учета возврата талонов на ГСМОбразец ведомости учета возврата талонов на ГСМ
Назначение ведомости
Бухгалтерское отражение расходов на ГСМ в общих расходах предприятия – это трудоемкий процесс, поскольку первичный расход средств на приобретение ГСМ – это уже осуществленная бухгалтерская запись. Выдача талонов на ГСМ – это перевод расхода в другую ведомость, которая частично дублирует ведомость по тратам на приобретение.
На этом отображение ГСМ в бухгалтерских документах не останавливается, поскольку неизрасходованные талоны возвращаются, и, как следствие, в бухгалтерские документы вносятся коррективы.
Поэтому в целях недопущения неучтенного возврата талонов каждое предприятие устанавливает строгие сроки возврата неиспользованных талонов.
При этом следует учитывать, что миграция данных о ГСМ по бухгалтерским книгам осложняется тем, что возврат талонов не всегда может быть осуществлен до отчетного бухгалтерского периода.
Так, часть неиспользованных талонов возвращается водителями с нарушением установленных сроков по причине:
- нахождения в командировке или отъезде по служебным делам;
- нахождения транспортного средства в ремонте;
- нахождения работника на больничном или в отпуске и т.д.
Правовая регламентация
Методология ведения учета расхода ГСМ разработана и утверждена Министерством сельского хозяйства РФ 16.05.2005 года в документе под названием «Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях».
Так, в соответствии с вышеуказанными рекомендациями, выдача талонов осуществляется по ведомости учета ГСМ с фиксированием серии и номера каждого выданного талона с одновременным внесением тех же данных в путевой лист водителя. При этом ведется отдельная ведомость на каждую марку топлива и масла.
Водители, получившие талоны, ответственны за расход ГСМ, а потому в конце рабочего дня, а также по возвращении из командировки, при уходе в отпуск или при постановке транспортного средства на ремонт обязаны отчитаться по расходу и вернуть неиспользованные талоны лицу, ответственному за ведение ведомости возврата талонов.
Внесение в ведомость
Лицо, ответственное за прием возвращаемых талонов, вносит в ведомость возврата:
- общий литраж ГСМ в соответствии с номиналом талона либо его общую стоимость в соответствии с номиналами талонов;
- серии и номера возвращенных талонов.
В путевых листах проставляется количество сданных талонов и номинал каждого из сданных талонов. При этом водитель, как получатель талонов, расписывается в ведомости учета возврата талонов, а лицо, ответственное за ведомость, в свою очередь, расписывается в путевом листе, обеспечивая, таким образом, двойной контроль.
В графе «движение горючего» путевого листа проставляется количество талонов и общий литраж или общая стоимость по номиналу талонов. Следует учитывать, что по окончании рабочего дня, или по возвращению из командировки водитель в путевом листе фиксирует остаток ГСМ в баке транспортного средства и остаток неиспользованных талонов в литрах или в стоимости по номиналу.
Талоны, оставшиеся у водителя, вписываются в путевой лист.
Проверка расхода
Правильность внесения записей в путевые листы и соответствие записей реальному расходу периодически должна проверяться механиком или заведующим гаражом.
Диспетчер, в свою очередь, переносит сведения в путевом листе об остатках топлива и о неиспользованных талонах, оставшихся у водителя, в новый путевой лист.
Частично контроль осуществляется и сотрудниками бухгалтерии, которые периодически сверяют записи в путевых листах с целью установления непрерывности цепочки записей об остатках топлива, о талонах, оставшихся у водителей и сданных талонов.
Особенности возврата
Не допускается прием поврежденных и просроченных талонов. Однако, как говорилось выше, зачастую талоны по объективным причинам возвращаются после установленного срока их сдачи, то есть в квартал, следующий за отчетным.
В этом случае бухгалтерия составляет специальный акт с указанием причины, по которой были нарушены сроки сдачи талонов. В качестве подтверждения объективности причин просрочки могут быть использованы больничные листы, приказы о направлении в командировку, приказы на отпуск работника и т.д.
Акт утверждается руководителем предприятия и в дальнейшем становится неотъемлемым приложением к ведомости учета возврата талонов на ГСМ.