Ведомость выдачи расчетных листков

Ведомость выдачи расчетных листков по заработной плате – это учетный документ, содержащий в себе сведения о получении работниками предприятий и организации информации в виде расчетных листков о причитающейся им по итогам отработанного времени заработной плате и о способе ее расчета.

Файлы в .DOC:Бланк ведомости выдачи расчетных листковОбразец ведомости выдачи расчетных листков

Назначение ведомости

Обязанность работодателя информировать работника о том, каким образом рассчитывается его заработная плата, регламентируется в ст. 136 Трудового кодекса РФ. В частности в указанной статье регламентируется обязанность работодателя выдавать работнику расчетный листок.

Расчетный листок — локальный документ организации, в котором фиксируется подробный расчет данных о заработной плате конкретного работника. Порядок оформления и сроки выдачи расчетных листков должны быть отражены в нормативных локальных актах организации.

Следует отметить, что информация, которая содержится в расчетном листке, является персональными данными и запрещена к разглашению. Работник должен получать расчетный листок лично в руки, непосредственно от сотрудника, ответственного за выдачу листков.

Поскольку, как уже было сказано выше, выдача расчетных листков является обязанностью работодателя, факт их выдачи рекомендуется фиксировать. Осуществляется это:

• путем оформления ведомости выдачи листков;
• путем оформления журнала учета выдачи листков.

Оба варианта – законны и равнозначны.

Ведение как ведомости, так и журнала не является обязанностью организации, и в данном случае работодатель сам определяет необходимость подобной документации, однако следует иметь в виду, что в случае спорной ситуации, например, трудовая инспекция, может потребовать подтвердить факт выдачи работникам расчетных листков.

Если подтверждения не будет, на работодателя, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ могут быть наложены следующие меры административного наказания:

• на должностных лиц – штраф в сумме до 1 тыс.руб.,
• на юридических лиц — штраф в сумме до 50 тыс.руб.

Составление ведомости

Установленной законодательно формы для ведомости не существует. Как правило, организации разрабатывают форму сами с учетом конкретных обстоятельств. Ведомость выдачи расчетных листков, как правило, содержит следующие данные:

1. «шапку», в которой указывается наименование организации, название самого документа и месяц, за который он составлен, а также номер документа и дата составления;
2. информацию о работниках. Она может быть оформлена в виде таблицы. Обычно данные работников разграничиваются по структурным подразделениям, но могут группироваться и в алфавитном порядке. В таблице указываются ФИО и табельный номер работника, должность;
3. информацию о расчетных листках: номер листка, дата выдачи. Вносится в общую таблицу;
4. подпись работника, которая свидетельствует о том, что он получил листок.

Хранение ведомости

Как правило, ведомости вкладываются в общую папку в хронологическом порядке и хранятся без подшивания. Если речь идет о журнале, он может быть прошнурован и пронумерован.

Хранится ведомость выдачи расчетных листков в бухгалтерии или ином подразделении, являющимся ответственным за выдачу листков. Срок хранения составляет 3 года, но может быть продлен, если организация посчитает это нужным.