Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов дел является видом учетного документа, в который включаются в порядковой нумерации наименования и иные реквизиты всех вшитых или иным образом скрепленных листов того или иного дела.

Файлы в .DOC:Бланк внутренней описи документов делаОбразец внутренней описи документов дела

Категории дел

Порядок составления описи регламентируется инструкцией по делопроизводству, а также рядом ведомственных и локальных инструкций.

Конечное назначение описи – это фиксация факта нахождения того или иного документа в материалах личного или иного дела. Расхождения между описью и фактически имеющимися в деле материалами и документами может свидетельствовать, в некоторых случаях, о факте хищения листа дела.

С целью упорядоченного внесения содержания дела в его опись, листы дела должны быть предварительно подшиты (скреплены) и пронумерованы.

Составляется опись по делам постоянного и долговременного хранения, относящимся к следующим категориям:

• особо ценные дела;
• личные, дела, хранящиеся, как правило, в кадровых и бухгалтерских службах предприятий и организаций;
• судебные гражданские, уголовные дела и административные материалы;
• следственные уголовные дела и отказные материалы;
• дела о присуждении ученых степеней и званий;
• дела по правам интеллектуальной собственности;
• исполнительные производства;
• иные категории дел, наименования которых не отражают их содержание.

Функции экспертизы ценностей документов в организации (и следовательно, определения срока хранения документации) возлагаются на экспертную комиссию. Заседания комиссии оформляются протоколом, о правилах составления которого можно узнать в соответствующем материале нашего сайта.

Составление описи

Существуют локальные, ведомственные и иные унифицированные бланки описи с предустановленной категорией дела, по которому составляется опись. Это может быть бланк описи листов уголовного дела, или исполнительного производства и т.д.

При отсутствии разработанной унифицированной формы опись может быть составлена ответственным работником самостоятельно, с указанием категории дела, например «Опись документов дела № 1234 по подбору технологических карт блюд ресторана «Рябчик» за 2023 год».

В бланке внутренней описи документов дела должны быть указаны:

1. регистрационный номер дела;
2. порядковый номер листа (нумеруются листы, а не страницы) и наименование документа. Если документ состоит более чем из трех листов, то первый и последний лист документа указываются через тире. Например «л/д 50-80 Протокол судебного заседания»;
3. дата издания документа, например, «Постановление от 24.11.2022 года»;
4. индекс документа (при наличии);
5. вид и заголовок документа, если того требует категория дела;
6. примечания. Заполняются при необходимости обратить внимание на тот или иной документ, например, при наличии повреждений на документе, либо в случае замены или изъятия какого-либо документа в процессе хранения дела.

Завершается внутренняя опись итоговой записью с проставлением цифрами и прописью общего количества листов в деле и количество листов описи.

Бланк описи подписывается составившим ее лицом с проставлением даты заполнения бланка.

Сам бланк описи либо подклеивается на лицевую сторону обложки дела, либо вшивается в дело в качестве первого или последнего листа. В качестве последнего листа опись вшивается, обычно, по делам, листы которых нумеруются и подшиваются в дело не на момент описи, а на протяжении длительного периода времени.

В организациях, работающих с большим количеством дел, существуют виды обложек, на одной из внутренних сторон которой напечатан бланк описи.