Запрос о предоставлении информации

Запрос о предоставлении информации является одним из самых распространенных в делопроизводстве. Посредством запроса организация или физическое лицо оформляет свое желание получить интересующие ее или его сведения у уполномоченного предоставлять это сведения лица или организации.

Файлы в .DOC:Бланк запроса о предоставлении информацииОбразец запроса о предоставлении информации

Кем составляется запрос

Отправителем запроса о предоставлении информации может быть как физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, так и организация.

В случае если автором запроса является физическое лицо, запрос оформляется на обычном листе бумаги и подписывается самим же обратившимся за информацией лицом.

В организации запросы, как правило, составляются исполнителями, то есть руководителями соответствующих подразделений, оформляются на фирменном бланке с реквизитами организации и подписываются уполномоченным лицом: руководителем или заместителем руководителя организации.

Согласно правилам делопроизводства переписка между организациями осуществляется на уровне первых руководителей организации. Запросы более частного характера в рамках одной организации могут оформляться как служебная переписка.

Сроки рассмотрения запросов

В зависимости от того, как и куда направляется запрос, сроки их удовлетворения и, следовательно, предоставления информации могут варьировать. Следует помнить, что:

• если запрос направляется в организацию физическим лицом, то по общему правилу срок направления ответа на запрос составляет не более 30 календарных дней;
• если запрос адресуется нижестоящей организации, то орган-отправитель запроса может указать конкретный срок;
• законодательством и местными нормативными актами, а также заключенными договорами могут быть предусмотрены особые сроки исполнения по отдельным видам запросов.

Составление запроса

Формы запросов законодательством не регламентируются. Основным условием является использование делопроизводственного языка и четкость изложения.

Обращение «уважаемый» допустимо при адресовании запроса конкретному лицу, однако допускается и направлять запрос без этой приписки.

На нашем сайте представлен типовой образец запроса о предоставлении информации, который вы можете индивидуализировать под свои нужды. В целом запрос должен содержать в себе следующие блоки:

1. «шапку», в которой будет указан адресат (наименование организации, ФИО и должность лица, которому адресован запрос. Как правило, запрос оформляется на имя руководителя организации). Если запрос адресуется физическому лицу, указываются его фамилия, имя, отчество, адрес;
2. ниже под шапкой располагается текст запроса. В тексте необходимо максимально четко и подробно изложить, какая информация требуется и для чего (например, «в рамках исполнения договора об оказании рекламных услуг от 11.02.2020 года №44-Д прошу предоставить данные о размещенной на сайте рекламе за период с 01.05.2020 по 05.08.2020»). Если имеются предельные сроки предоставления — указать и их. В тексте запроса можно также обозначить форму предоставления информации (например, «информацию прошу направить для оперативности на электронный адрес ________ с последующей досылкой оригинала по почте»);
3. завершается запрос должностью, подписью и расшифровкой подписи руководителя, который его подписал;
4. в нижнем левом углу запроса проставляются контакты исполнителя — лица, составившего запрос, если запрос составил не сам его автор;
5. запросу присваивается регистрационный исходящий номер;
6. запрос направляется адресату.

Рекомендуется для особо важных запросов запрашивать подтверждение получения. Например, при отправке заказным письмом рекомендуется оформлять уведомление о вручении, которое позволит в будущем иметь на руках подтверждение того факта, что орган, в который был направлен запрос, получил его, и дату получения.

Если запрос направляется с курьером или передается лично, рекомендуется заранее сделать копию, на которой работник канцелярии, принявший запрос, поставит свою подпись, дату и регистрационный штамп.