Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Федеральным законом от 16 декабря 2019 года №439-ФЗ в Российской Федерации введен новый способ представления сведений о трудовой деятельности работника — так называемые электронные трудовые книжки. В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работник, имеющий бумажную трудовую книжку, может в любой момент отказаться от нее в пользу электронной. Делается это посредством подачи заявления.

Файлы в .DOC:Бланк заявления о ведении трудовой книжки в электронном видеОбразец заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде

Электронная трудовая книжка

Оговоримся сразу, что так называемая «электронная трудовая книжка» — это исключительно обывательское название, введенное в обиход для упрощения понимания самим же работниками способа оформления информации об их трудовой деятельности.

На самом деле никакого аналога бумажной трудовой книжки на работника, выбравшего «электронную», не заводится. Все сведения, имевшиеся в книжке ранее, передаются работодателем в ПФР по специальным формам, утвержденным законом.

Верный термин — «представление информации о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ». Мы будем использовать ниже и его.

Обязательно ли уведомлять работников

До конца октября 2020 года работодатели были обязаны уведомить своих сотрудников о необходимости выбора способа представления информации о трудовой деятельности.

Срок уведомления истек, однако право самих работников на выбор бумажной или «электронной» трудовой никто не отменял. Для того чтобы довести до работников информацию об этом праве, работодатель может:

1. внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка или в коллективный договор и обеспечить ознакомление с ними как уже работающих сотрудников с бумажными трудовыми, так и вновь устроенных. Напомним, что если на работника до этого книжка не велась (например, он устроен на работу впервые), то по умолчанию сведения о его трудовой деятельности представляются согласно ст. 66.1 ТК РФ;
2. разработать отдельный локальный нормативный акт, с которым также необходимо будет ознакомить работников из категорий, обозначенных выше. На практике организации не разрабатывают отдельные ЛНА, а вносят изменения, например, в Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек;
3. направить работникам, не получавшим уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки, это уведомление. О том, как его составить, мы рассказали в статье по ссылке.

Форма заявления

Унифицированной формы заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде не существует. Организация может сама разработать форму заявления, утвердив ее на уровне ЛНА (например, Положения о ведении трудовых книжек). В таком случае работнику будет предложено заполнить уже имеющийся бланк.

В заявлении потребуется указать следующую информацию:

• в «шапке» в верхнем правом углу указываются ФИО, должность руководителя, на имя которого пишется заявление, название организации;
• ниже под ними — ФИО и должность работника, составившего заявление;
• в тексте заявления потребуется обозначить желание передать работодателю право оформлять сведения о трудовой деятельности работника в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• также потребуется поставить подпись и дату составления заявления.

Что дальше

После проставления резолюции работодателя заявление передается в отдел кадров. Работник отдел кадров проставляет в бумажной трудовой книжке работника запись в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и отдает трудовую книжку на руки работнику, а сведения о его трудовой деятельности передает в ПФР по форме СЗВ-ТД. О том, как ее заполнять, мы подробно рассказали в отдельном материале тут.

Заявление хранится в отделе кадров в течение 5 лет, после чего уничтожается.