Журнал регистрации доверенностей

Журнал регистрации доверенностей позволяет обеспечить учет выданных организацией доверенностей.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации доверенностейОбразец журнала регистрации доверенностей

О доверенностях

Руководитель организации с целью обеспечения более эффективного управления может делегировать часть своих полномочий сотрудникам организации. Оформляется это в виде доверенностей различного характера.

Как правило, полномочия, предоставляемые конкретному доверенному лицу по доверенности, «завязаны» на должности, которое это лицо занимает. Так:

1. юрисконсульту может быть выдана доверенность на представление интересов в суде;
2. водителю выдается доверенность на получение материальных ценностей ;
3. доверенности директорам филиалов содержат широкий круг полномочий, от заключения договоров до заключения трудовых договоров.

Доверенности, издаваемые в организации, подлежат учету и регистрации. Она осуществляется в электронных или бумажных журналах регистрации.

Организация регистрации

До начала регистрации организация должна определиться с нумерацией доверенностей.

Небольшие организации могут нумеровать доверенности валовым способом, то есть без дополнительных буквенных индексов, например, «доверенность №01/2025». В крупных организациях, имеющих разветвленную структуру, разрабатывается система индексов, позволяющая идентифицировать автора конкретной доверенности, например:

• доверенность №ДГ-001/2025 будет означать доверенность, выданную генеральным директором;
• доверенность №ДА-001/2025 будет означать, что доверенность выдана директором по административной работе, и т.п.

В журнале в этом случае можно завести отдельные разделы для регистрации доверенностей, выданных разными должностными лицами.

Индексы доверенностей утверждаются руководителем организации. Копия приказа прикладывается к журналу.

Кто ведет журнал

Функция регистрации доверенностей может быть возложена на любую службу по желанию руководителя.

На практике чаще всего этим занимается служба документационного обеспечения управления. В этом случае данную обязанность следует оговорить в Положении о службе и в должностных инструкциях сотрудников, непосредственно ведущих журнал, или в отдельном приказе. Ответственным за ведение журнала, как правило, является руководитель службы.

Оформление журнала

Журнал регистрации доверенностей прошивается, его листы нумеруются. Титульный лист журнала должен содержать в себе следующие сведения:
реквизиты организации (наименование, юридический адрес);

• название журнала;
• дату начала и окончания ведения журнала;
• ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.

Структура

Организации вправе сами разработать форму журнала регистрации доверенностей. На нашем сайте приведен бланк журнала, который также можно использовать в работе. Оптимальным будет оформление журнала в табличной форме. В журнал регистрации доверенностей вносятся следующие данные:

1. номер по порядку;
2. регистрационный номер доверенности, дата;
3. ФИО, должность лица, которому выдана доверенность;
4. перечисление полномочий;
5. срок действия доверенности;
6. дата получения доверенности сотрудников;
7. дата возврата доверенности.