Журнал регистрации исходящих документов

С целью обеспечения учета документов в организации должна быть организована их регистрация. Для регистрации документов, направляемых сторонним организациям, заводится журнал регистрации исходящих документов.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации исходящих документовОбразец журнала регистрации исходящих документов

Зачем нужна регистрация документов

В процессе своей деятельности любая организация «обрастает» массой документов, в число которых входят:

1. локальные нормативные акты (положения, инструкции, порядки, коллективный договор и т.п.);
2. организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения);
3. деловая переписка (входящая и исходящая, внутренняя переписка);
4. отчетность (бухгалтерская, налоговая);
5. документы по личному составу;
6. договоры купли-продажи, поставки, оказания услуг и т.п.;
7. протоколы, акты и другие документы.

В целях обеспечения учета документов и определения их ценности в организации разрабатывается номенклатура дел, представляющая собой сводную опись всех заведенных в организации дел с указанием места каждого подразделения в структуре организации и сроков хранения создаваемых или получаемых этим подразделением документов. Подробно о составлении номенклатуры мы рассказали в материале по ссылке.

Однако учету подлежат не только группы документов (приказы, распоряжения, письма), но и каждый отдельно взятый документ. С этой целью в организации разрабатывается система делопроизводственных индексов, под которыми эти документы и регистрируются. Регистрационные индексы позволяют однозначно идентифицировать:

• вид документа (организационно-распорядительная документация, переписка, документ по личному составу);
• автора документа (подразделение или должностное лицо);
• год создания документа;
• место документа в цепочке «вопрос-ответ».

Современные системы электронного делопроизводства и документооборота позволяют создавать карточки документов, в которые «вкладываются» их электронные скан-образы.

Как организовать регистрацию исходящих документов

Для организации регистрации документов потребуется разработать их делопроизводственные индексы. Индексы для облегчения их запоминания разрабатываются на основании индексов, введенных в действие номенклатурой дел, с добавлением, при необходимости, литер (например, «д» для приказов по дисциплине и «л» для приказов по личному составу).

Регистрация переписки может осуществляться как без разделения ее на входящую и исходящую, так и раздельно. Если организация имеет разветвленную структуру, то исходящие письма могут регистрироваться под отдельным индексом для каждого из авторов письма, например:

• ПГ — письма, подписываемые генеральным директором;
• ПФ — письма, подписываемые финансовым директором;
• ПТ — письма, подписываемые техническим директором, и так далее.

Для закрепления индексов в структуре делопроизводства потребуется издать приказ об утверждении регистрационных индексов, с которым должны быть ознакомлены работники службы делопроизводства. Приказ издается общий на все предприятие, включая обособленные подразделения (филиалы, представительства). С момента его издания (или с даты, указанной в нем) индексы становятся обязательными для применения при регистрации документов.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Унифицированной формы журнала регистрации исходящих писем не существует. Организация вправе разработать свою с учетом ее нужд. На нашем сайте имеются бланк и образец формы, которые можно скачать и применять в работе.

На титульном листе журнала потребуется указать:

• название организации, адрес;
• название журнала;
• наименование подразделения (если журнал ведется не для организации целиком, а для подразделения);
• дату начала и окончания журнала.

Журнал оформляется в табличной форме. В графы потребуется внести следующие данные:

1. номер по порядку. Нумерация записей в журнале может вестись валовым методом, без обнуления в начале каждого года;
2. дату документа;
3. регистрационный номер документа;
4. название или краткое описание документа (например, «О продлении договора поставки П-23» или «О согласовании мероприятия — дня медика»);
5. список приложений (опционально);
6. организацию — адресата письма;
7. автора письма;
8. исполнителя письма (опционально), то есть ФИО лица, непосредственно составившего письмо;
9. способ отправки письма (факс, телетайп, электронная почта) и дату отправки;
10. отметка об оформлении документа в дело.

Журнал регистрации исходящих документов хранится в организации в течение 5 лет, после чего уничтожается.