Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации приказовОбразец журнала регистрации приказов
Виды приказов
Вся организационно-распорядительная документация в организации может быть разделена на две больших группы:
- приказы и распоряжения по основной деятельности;
- приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют трудовые процессы в организации: вводят в действие и отменяют нормативные локальные акты, назначают ответственных лиц, утверждают планы подготовки, графики отпусков и т.п. Эти приказы относятся к документации постоянного срока хранения.
Приказы по личному составу регулируют трудовую деятельность определенного работника: прием и увольнение, перевод на другую должность, уход в отпуск и т.п. Приказы по личному составу в зависимости от вида имеют различные сроки хранения: от 5 лет для приказов по дисциплинарным взысканиям, до 75 лет для приказов о приеме, увольнении и т.п.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельных журналах. Также в организации, как правило, заводятся отдельные журналы для регистрации приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Нумерация приказов
В организации могут быть утверждены особые индексы для регистрации приказов и распоряжений. Эти индексы, как правило, вносятся в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются заново каждый год приказом по предприятию.
Ежегодно нумерация должна начинаться заново, с №1.
Оформление и ведение журнала
Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию.
Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован. Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов».
Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение
На титульном листе журнала указываются:
- его название;
- название организации;
- крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
- ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.
Форма журнала
Утвержденной законом формы журнала регистрации приказов не существует. Организация сама разрабатывает эту форму. Вы можете воспользоваться образцом журнала регистрации приказов, приведенным ниже.
В журнале для регистрации приказов должны иметься следующие обязательные графы:
- номер по порядку;
- раздел «Год»;
- дата и номер приказа;
- заголовок приказа;
- краткое содержание приказа «О допуске сварщика Иванова И.И. к самостоятельной работе»;
- примечания (например, срок исполнения приказа).
Опционально в журнал могут быть добавлены и другие графы, например, «Исполнитель», «Рассылка» (то есть список лиц, которых касается данные приказ и до которых он доведен) и т.п.
Хранение
Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности должен быть не меньше срока хранения самих приказов.
При составлении внутренней описи в процессе оформления дела с приказами в архив (более подробно об этом можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте) следует иметь в виду, что записи в журнале должны в обязательном порядке подтверждаться фактическим наличием приказа в его физическом, бумажном виде.
В случае если запись имеется, а сам документ отсутствует, об этом также делается отметка в графе «Примечание».