Журнал регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются частью организационно-распорядительной документации организации. Журнал регистрации приказов по личному составу в организации служит для регистрации одноименных документов.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации приказов по личному составуОбразец журнала регистрации приказов по личному составу

Виды приказов по личному составу

Вне зависимости от вида деятельности организации все издаваемые ее руководителем приказы условно делятся на:

• приказы по основной деятельности (в том числе, по административно-хозяйственной деятельности);
• приказы по личному составу.

Отличие первых от вторых заключается в следующем:

• посредством приказов по основной деятельности регулируется административная и производственная деятельность предприятия или его подразделений. Эти приказы обычно оформляются службой делопроизводства и документооборота организации. Примерами могут служить приказы о создании на предприятии комиссий, о проведении инвентаризации, об утверждении локальных нормативных актов;
• посредством приказом по личному составу в организации регулируются отношения между работником и работодателем — сторонами трудового договора. Эти приказы оформляются кадровой службой и учитываются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности.

Наиболее распространенные виды приказов по личному составу:

• приказы о приеме и увольнении;
• приказы о переводе на другую должность и работу по совместительству;
• приказы на отпуск (учебный, по беременности и родам и т.п.);
• приказы о дисциплинарном взыскании (замечание, выговор, приказы на увольнение в случае, если оно является видом дисциплинарного взыскания);
• приказы о поощрении работников (об объявлении благодарности, о награждении почетной грамотой) и т.п.

Организация регистрации

В настоящее время существуют различные электронные системы кадрового делопроизводства и документооборота, в которых возможно осуществление регистрации приказов по личному составу в рамках общей базы по всему предприятию, включая обособленные подразделения. Однако и физические журналы регистрации приказов не утеряли своей актуальности и могут использоваться в работе.

Регистрация приказов по личному составу может осуществляться как валовым методом (01, 02, 03 и т.п.), так и с присвоением отдельным видам приказов отдельных индексов (ОБ – отпуск по беременности и родам, О – ежегодный отпуск, У — увольнение, Д — приказ по дисциплине и т.п.).

Как правило, приказы по дисциплине и о поощрении регистрируются под отдельными индексами. Это удобнее и позволяет обеспечивать их более быстрый поиск.

С целью обеспечения единообразия регистрации приказов рекомендуется утвердить их индексы приказом руководителя. Копия этого приказа вкладывается в журнал.

Ответственным за ведение журнала может быть как руководитель кадровой службы, так и иное лицо. С этой целью руководителем организации издается приказ о назначении ответственного лица. С приказом ответственное лицо должно быть ознакомлено под подпись.

Также обязанность по ведению журнала можно закрепить в должностной инструкции работников кадровой службы или в Положении об отделе кадров.

Форма журнала

Установленной законодательно формы журнала регистрации приказов по личному составу не существует. Организация может сама разработать ее с учетом особенностей деятельности или воспользоваться представленными в Интернете формами. На нашем сайте также можно найти образец журнала и бланк для скачивания и использования в работе.

Все виды приказов по личному составу могут регистрироваться в одном журнале, однако для приказов по дисциплине, как правило, заводится отдельный журнал.

Оформление

Страницы журнала необходимо пронумеровать, сам журнал — прошнуровать. На последнем листе концы шнуровки фиксируются заверительной наклейкой, содержащей информацию о количестве страниц в журнале, печать организации, подпись и расшифровку подписи ответственного за оформление журнала лица (как правило, начальника канцелярии или руководителя кадровой службы).

На титульном листе журнала указываются следующие данные:

• наименование организации или ФИО ИП, юридический адрес, телефон, КПП/ИНН;
• название журнала;
• дата начала и дата окончания журнала;
• должность, ФИО ответственного за ведение журнала лица.

Содержание

Сам журнал оформляется в виде таблицы. В отведенные для этого графы вносятся следующие сведения:

1. номер по порядку;
2. дата составления приказа;
3. номер приказа (с начала каждого года нумерация начинается заново);
4. вид приказа (перевод, увольнение, отпуск и т.п.);
5. краткое изложение сути приказа (например, «Об отпуске по бер. и родам Садовниковой Анны Николаевны»);
6. должность работника, структурное подразделение);
7. автор приказа (ФИО, должность лица, подписавшего приказ);
8. примечания.

Срок хранения журнала

Согласно Перечню типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 №236, приказы по личному составу имеют следующий срок хранения:

• приказы по дисциплине — 3 года;
• приказы о поощрении — 50 лет;
• иные приказы по личному составу — 50 лет в случае, если делопроизводство по ним завершено после 2003 года, и 75 лет — если до.

Соответственно этим срокам определяется и срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу. Срок считается с даты завершения журнала. После истечения срока хранения журнала он уничтожается в установленном порядке.

Если организация формирует архив, то журнал регистрации приказов передается в архив вместе с делом приказов.