Журнал регистрации справок

Для подтверждения различных фактов, связанных с трудовыми отношениями между работником и работодателем работнику могут выдаваться различного вида справки. В журнале регистрации справок производятся учет и регистрация выданных работникам справок.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации справокОбразец журнала регистрации справок

Организация выдачи справок

Справка — это документ, которым описываются и подтверждаются различные юридические факты.

Работодателем могут выдаваться различные виды справок в зависимости от того, что именно требуется описать или подтвердить. В зависимости от вида справки ее могут подписывать как руководитель организации и главный бухгалтер, так и только главный бухгалтер или только руководитель организации.

В настоящее время использование печатей в деятельности предприятий не является обязательным. Однако, если правила делопроизводства организации оговаривают это, справка может быть дополнительно после подписания удостоверена штампом или печатью организации.

Выдачей подписанных справок, как правило, занимаются подразделения, непосредственно отвечающие за регистрацию факта. Так:

• бухгалтерия выдает справки о доходах, справки о перечислении взносов в ПФР и так далее;
• отдел кадров выдает справки, подтверждающие факт наличия трудовых отношений, трудовой стаж.

Обязательно ли ведение журнала регистрации справок

В крупных организациях справки работникам могут выдаваться достаточно часто. Регистрация справок позволит организовать их учет и иметь на руках подтверждение факта получения справки работником.

Однако никаких установленных законом правил, касающихся обязательной регистрации выдаваемых работодателем справок, не существует. В данном случае необходимость ведения журнала определяется желанием руководителя и принятыми на конкретном предприятии правилами делопроизводства.

На практике, как правило, справкам отдельные регистрационные номера не присваиваются. Нумерация справок осуществляется в валовом порядке: №1, №2 и т.п., однако допустимо организовать и более сложную систему регистрации, с присвоением отдельных индексов, содержащих не только цифры, но и буквы.

Как ведется журнал

Журнал регистрации справок может быть заведен как на всю организацию в общем, так и на подразделения, выдающие справки, по отдельности. Все будет зависеть от особенностей делопроизводства конкретной организации.

Непосредственно регистрацией справок занимается, как правило, лицо, ответственное за делопроизводство организации или подразделения, назначенное приказом руководителя о назначении ответственного за делопроизводство.

Ответственный за выдачу справок должен знать, какие справки полагается выдавать на основании письменного заявления работника, а какие наличия этого заявления не требуют.

Оформление и титульный лист

Журнал регистрации выдаваемых работникам справок не относится к формам строгой отчетности, однако мы все же рекомендуем его прошить и опломбировать бумажной пломбой, а также пронумеровать страницы.

На титульном листе журнала указываются:

• название организации, юридический адрес, телефон;
• название журнала;
• дата начала ведения журнала (по завершении — дата окончания);
• ФИО, должность ответственного за ведение журнала лица, сведения о приказе, на основании которого оно назначено ответственным.

Журнал регистрации справок должен быть включен в номенклатуру дел организации. Как ее составить, мы рассказали здесь.

Форма журнала регистрации справок

Унифицированной формы журнала регистрации справок не существует. На нашем сайте представлены бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться для своих нужд.

Как правило, журнал оформляется в табличной форме. В таблице создаются следующие графы:

1. номер записи по порядку;
2. номер справки (если в организации решено их регистрировать с присвоением отдельных номеров);
3. дата выдачи справки;
4. кому выдана справка (ФИО, должность работника);
5. сведения о заявлении работника, на основании которого выдается справка (дата, регистрационный номер, если заявление регистрируется);
6. суть справки кратко (2-НДФЛ, справка с места работы в посольство);
7. для какой организации выдана справка (опционально). Следует помнить, что некоторые справки не требуют уточнения места предъявления. В данном случае можно указать: «по месту требования»;
8. подпись работника.

Хранение и уничтожение

Журнал регистрации справок хранится в подразделении в течение 3 лет после окончания делопроизводства, после чего уничтожаются в установленном в организации порядке.