Журнал регистрации заявлений работников

Работники организации имеют право обратиться к работодателю по различным вопросам, касающимся трудовой деятельности, при помощи различного рода заявлений. Регистрация заявлений осуществляется в специальном журнале регистрации заявлений работников.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации заявлений работниковОбразец журнала регистрации заявлений работников

Какие бывают заявления

В организациях переписка по рабочим вопросам, в том числе и между работником и работодателем, реализуется посредством служебной переписки. Например:

1. о факте нарушения коллегой должностных обязанностей работник сообщает с помощью докладной записки;
2. объяснения предоставляет с помощью объяснительной записки;
3. сообщает информацию о выполнении поручений руководства и вносит предложения с помощью служебной записки и т.п.

Заявление — это документ, содержащий в себе жалобу или предложение, но в отличие от служебной или докладной записки, касающийся не работника как функциональной единицы организации, а работника как кадровой единицы или личности.

Как правило, заявление — это выражение инициативы, волеизъявление работника. Посредством заявлений работник может:

• увольняться, просить об отпуске, переводе на другую должность;
• просить о материальной помощи, выплате компенсации за проезд к месту отпуска, оплате пройденного медицинского осмотра и т.п.

Некоторые виды заявлений являются обязательными. Например, заявление об увольнении по собственному желанию становится основанием для приказа об увольнении по соответствующей статье ТК. Без этого заявления издание приказа об увольнении по собственному желанию будет незаконным.

Обязательна ли регистрация

Осуществлять регистрацию заявлений работников или нет, организация решает сама. Если же журнал все-таки решено вести, то потребуется:

1. определить, какие именно заявления на имя работодателя будут регистрироваться;
2. определить индексы для регистрации заявлений. С этой целью потребуется издать соответствующий приказ;
3. назначить лицо, ответственное за ведение журнала и определить место его хранения. Как правило, это приемная или канцелярия.

Копии приказов, регламентирующих порядок ведения журнала и назначение ответственного лица, вкладываются в журнал.

Делопроизводственные нюансы

Как правило, в организациях для более эффективного учета документации существует дифференциация документов по их автору, которая осуществляется с помощью присвоения документам определенного автора своего уникального индекса.

В случае с заявлениями можно организовать дифференциацию по их содержанию. Например:

• заявление №К-011/2025 — кадровое заявление;
• заявление №Б-011/2025 — заявление, касающееся выплат, и т.п.

Дифференциация заявлений не обязательна и зависит от принятых в организации правил делопроизводства. Допустима и валовая регистрация: 001/2025, 002/2025 и т.п.

Также возможна регистрация заявлений в электронных системах делопроизводства и документооборота. В этом случае все будет зависеть от возможностей конкретной программы.

Оформление титульного листа

Журнал регистрации заявлений работников должен быть прошит и пронумерован. На последнем листе журнала делается заверительная надпись, в которой указывается количество листов цифрой и прописью, и ответственное за ведение журнала лицо ставит свою подпись.

На титульном листе журнала указывается следующая информация:

• название организации, юридический адрес, телефон;
• название журнала;
• дата начала ведения журнала (по завершении — дата окончания);
• ФИО, должность ответственного за ведение журнала лица.

Содержание журнала

Журнал регистрации заявлений работников оформляется в произвольной форме. На нашем сайте имеется образец журнала и бланк, который можно скачать для своих нужд. Журнал, как правило, оформляется в табличной форме. В таблице делаются следующие графы:

1. номер по порядку;
2. регистрационный номер заявления;
3. дата поступления заявления;
4. автор заявления (ФИО, должность работника);
5. суть заявления кратко (об отпуске, об оплате проезда);
6. резолюция руководителя и ее дата;
7. дата получения заявления исполнителем и (опционально) его подпись.

Дата регистрации и регистрационный номер переносятся на само заявление. Если организация использует штампы — ставится штамп, в который также вписываются дата и номер.

Как хранить

Оригиналы заявлений работников, как правило, хранятся вместе с материалами приказов и распоряжений, основанием для которых они стали. Отдельное дело для них в делопроизводственной практике не предусмотрено.

Журнал после его окончания хранится в архиве организации в течение 5 лет (ст. 182 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций» от 2019 года).