Журнал выдачи ключей от помещений

Открытие и закрытие производственных и административных помещений в организации подлежит контролю с целью предупреждения возможного хищения имущества, несанкционированного доступа к документам и коммерческой информации и т.п. С целью обеспечения этого контроля ведется журнал приема (сдачи) и выдачи ключей от помещений.

Файлы в .DOC:Бланк журнала выдачи ключей от помещенийОбразец журнала выдачи ключей от помещений

Функции журнала сдачи/выдачи ключей

Одной из главных функций журнала выдачи ключей от помещений является фиксация факта выдачи и возврата ключей от определенного помещения определенному работнику. Также журнал позволяет узнать, открыто ли помещение в конкретный момент, и если да, то у кого находятся ключи.

Кто ведет журнал

Ведением журнала учета, как правило, занимается вахтер, сторож, сотрудник службы безопасности или другое лицо. Эта обязанность возлагается на него должностной инструкцией, с которой работник должен быть ознакомлен под подпись. Также возложение ответственности возможно посредством приказа руководителя о назначении ответственного лица.

Выдаются ключи от помещений обычно руководителям или иным уполномоченным работникам, список которых предоставляется на пост, где находятся ключи. В случае обращения сотрудника организации за ключом работник, выдающий ключи, сверяет предъявленный им документ со списком и удостоверяется, что этот сотрудник действительно имеет право доступа в данное помещение.

В случае утери ключа работники могут быть привлечены работодателем к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора, а в случае обнаружения утечки информации, хищения имущества — к материальной ответственности. Более подробно о том, в каких случаях работник несет материальную ответственность перед работодателем, мы рассказали тут.

Оформление журнала выдачи ключей

Унифицированной формы журнала выдачи ключей от помещений не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец журнала, которыми можно воспользоваться в работе.

Форма журнала может быть утверждена одновременно с положением о безопасности в организации.

Журнал оформляется по следующим правилам:

• листы его нумеруются;
• сам журнал шнуруется канцелярской нитью, на последнем листе проставляется заверительная надпись, в которой указываются количество листов, а также ФИО сотрудника, пронумеровавшего журнал, и его должность.

Заполнение журнала

На титульном листе журнала указываются:

• Название организации, юридический адрес, телефон.
• Название журнала.
• Дата начала и дата окончания журнала (проставляется по дате последней записи в журнале).
• ФИО лица, ответственного за ведение журнала.

Сам журнал оформляется в виде таблицы, в графы которой вносятся следующие данные:

1. Номер по порядку.
2. Дата внесения записи.
3. Номер помещения или его обозначение.
4. Время выдачи ключа.
5. ФИО, должность сотрудника, который получил ключ.
6. Время возвращения ключа.
7. Подпись сотрудника, сдавшего ключ.
8. Подпись работника, который выдал и принял ключ.

Хранение журнала

Журнал выдачи ключей от помещений хранится после его завершения в архиве организации в течение 3 лет, после чего уничтожается в установленном порядке.