Документы в организации образуются постоянно, и постоянно же перемещаются по ее подразделениям в процессе текущего документооборота. Некоторые документы, например, приказы, годовые бухгалтерские отчеты, документация, касающаяся несчастных случаев на производстве, имеют особую ценность как в рамках документооборота конкретной организации, так и на внешнем уровне.
Утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 года №236 Перечень документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, оговаривает в связи с этим длительный и даже постоянный срок хранения для некоторых видов документов, например:
- приказы по основной деятельности не уничтожаются вообще;
- годовые бухгалтерские отчеты организации также хранятся постоянно;
- приказы по личному составу, то есть касающиеся кадровых перемещений, подлежат хранению в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, и 50 лет — если после;
- приказы о поощрении, хранятся, в зависимости от делопроизводственной даты, также в течение 50/75 лет, и так далее.
Помимо этого существуют различные ведомственные справочники и законы, которыми также могут определяться особые сроки хранения для отдельных категорий документов.
Ответственность
Однако даже документы с небольшим сроком хранения своим исчезновением могут доставить хлопот. Например, приказ по дисциплине, которым работник был уволен за нарушение должностных обязанностей, или приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность в случае, если пришедшая из Пожнадзора комиссия усмотрит нарушения в порядке соблюдения организацией противопожарных норм. В этом случае организацию может ждать серьезный штраф.
Но даже если исчезновение документа обнаружено при подготовке дел к передаче в архив организации, приятного мало. В действующем в настоящее время законодательстве (статья 13.20 КоАП РФ) предусмотрены штрафы для должностных лиц и организаций, утерявших или случайно уничтоживших документы с длительным сроком хранения:
- от 3 до 5 тысяч рублей на должностных лиц;
- от 5 до 10 тысяч на организации.
Помимо этого, некоторые документы, например, протоколы общего собрания, могут быть отнесены в соответствии с законодательством об акционерных обществах или ООО к документам, которые общество обязано хранить до момента ликвидации. В этом случае штрафы налагаются куда более серьезные:
- от 2,5 до 5 тысяч рублей на должностных лиц;
- от 200 до 300 тысяч рублей на организации.
Налоговым же кодексом (статья 120) определены штрафы за отсутствие первичных документов, которые составляют:
- 10 тысяч рублей — если нет документов за 1 налоговый период;
- 30 тыс. руб. — если отсутствуют документы за 2 и более периода;
- 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. — если из-за отсутствия «первички» была занижена налоговая база.
Важно! По мнению Министерства финансов (письмо от 27.07.2013 № 03-02-07/2/28610) организация обязана принять меры к восстановлению первичных учетных документов. В противном случае при проверке налоговым органом с организации будет взыскан штраф в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ.
Как видно, штрафов за документы оговорено достаточно много. Именно поэтому необходимо правильно организовать их розыск и, при необходимости, восстановление.
Что делать
Очевидным ответом является: создать дубликат документа, и в большинстве случаев, если текст документа сохранен, например, на электронном носителе, и все причастные к его созданию лица на месте, к этому решению и прибегают.
Но как быть, если контрагент, с которым был заключен утерянный договор, ликвидирован, а на оригинале приказа были отметки об ознакомлении уволенных работников, или документ был создан в докомпьютерные времена и существовал только на физическом носителе и восстановить его содержание невозможно?
Итак, если выявлен факт утери документа, порядок действий будет следующим.
- Сначала необходимо довести информацию об исчезновении документа до руководителя подразделения или руководителя организации. Делается это с помощью докладной (служебной) записки, в которой излагаются обстоятельства, при которых была выявлена пропажа документа, например, «В процессе проверки наличия и состояния документов отдела документационного обеспечения с целью подготовки дел к передаче в архив организации было обнаружено отсутствие приказа по основной деятельности №12-2023 от 12 марта 2023 года «О привлечении к работе в выходной день работника бухгалтерии Саранцевой А.А.».
- Следующим этапом будет розыск документа. Для этой цели на предприятии обычно создается комиссия, в которую включаются ответственные за делопроизводства лица и сам руководитель организации как председатель. Срок, отведенный на розыск, устанавливает руководитель организации. По результатам розыска оформляется акт.
- Предпринимаются меры к созданию дубликата. Если возможно — контрагентов просят повторно подписать договор, работника просят заново поставить подпись в приказе об отпуске, заново изготавливается и подписывается у руководителя отчет и т.п.
- Если оформление дубликата документа невозможно, то в дело можно вложить заверенную копию документа (п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Эта копия может быть предъявлена контрагентам, проверяющим органам и т.п., и она будет иметь равную с оригиналом силу. В номенклатуре дел организации об этом обязательно должна быть сделана запись.
- Если восстановление вообще невозможно, то документ должен быть признан утерянным (но не забываем о «первичке», которую все-таки нужно попытаться в любом случае восстановить). С целью определения документа как утерянного потребуется создать акт, который утверждается руководителем предприятия. Этот акт вкладывается в дело, в котором находится документ, и находится там постоянно. В описи дела также делается отметка.